De nos jours, les entreprises, des plus grandes aux plus petites, reconnaissent la valeur d’une assistance virtuelle pour soutenir leurs opérations. En effet, les adjointes administratives indépendantes offrent une flexibilité et une expertise qui peuvent grandement améliorer l’efficacité et la productivité de l’entreprise. Cependant, au moment de rechercher sa future collaboratrice, une question importante est souvent négligée : faut-il choisir une assistante virtuelle spécialiste ou généraliste ? Bien que les deux options offrent de nombreux bénéfices, selon les besoins de l’entreprise, l’une sera plus pertinente que l’autre. L’article d’aujourd’hui est justement là pour vous éclairer et vous aider à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Pourquoi choisir une assistante virtuelle ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre pourquoi le recours à une adjointe virtuelle peut être un atout majeur pour votre entreprise.
Hautement qualifiées pour gérer une variété de tâches administratives, organisationnelles et même stratégiques, les adjointes administratives indépendantes permettent aux entrepreneurs de déléguer des tâches chronophages et ainsi se concentrer sur les aspects essentiels de leur entreprise, favorisant ainsi sa croissance et son développement.
Que vous la choisissiez spécialiste ou généraliste, faire appel à une adjointe virtuelle vous apportera de nombreux avantages et vous aidera, entre autres, à :
- alléger vos tâches pour vous concentrer sur votre domaine d’expertise ;
- vous dégager du temps pour développer votre entreprise ;
- bénéficier d’un travail de qualité et d’expert pour les tâches qui ne sont pas votre spécialité ;
- diminuer les coûts de l’entreprise en externalisant ;
- réduire votre charge mentale, être moins fatigué et moins irritable ;
- partir sereinement en vacances sachant que le travail est entre de bonnes mains ;
- redonner de la place à votre vie privée et vous épanouir davantage.
Vous retrouverez tous ces bénéfices plus en détail dans notre article dédié aux avantages à collaborer avec une assistante virtuelle.
Déléguer à une assistante virtuelle spécialiste ou généraliste, quelles différences ?
Plusieurs éléments doivent être pris en compte avant de jeter son dévolu sur une assistante virtuelle spécialiste ou généraliste. Voici donc les deux profils détaillés.
Profil d’une assistance virtuelle généraliste
Une assistante virtuelle généraliste possède une gamme plus large de compétences, bien que moins spécialisées. Elles sont polyvalentes et capables de gérer diverses tâches en même temps, allant de la gestion de calendrier à la rédaction de courriels en passant par la prise en charge des appels téléphoniques. Elles sont dynamiques et savent prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Leur polyvalence en fait des atouts précieux pour les petites entreprises où les besoins peuvent varier considérablement et où il faut savoir se réajuster continuellement.
À lire : Les tâches à déléguer en priorité
Profil d’une assistance virtuelle spécialiste
Une assistante virtuelle spécialiste se distingue par sa maîtrise approfondie d’un domaine spécifique. Que ce soit la comptabilité, la gestion des médias sociaux ou encore la gestion administrative de l’entreprise, ces professionnelles ont acquis des compétences pointues et possèdent une expertise approfondie de leur domaine de prédilection. Elles sont en mesure de fournir des solutions hautement spécialisées, ce qui peut être particulièrement avantageux pour des tâches complexes nécessitant un niveau élevé de compétences techniques.
De plus, elles offrent un regard d’expert sur un travail ou une situation. Elles sont ainsi en mesure de proposer de nouvelles solutions, là où un œil non aguerri n’aurait pas noté d’axe d’amélioration. Plus que de simples exécutantes, elles optimisent les opérations en étant proactives. Cela permet aux entreprises pour lesquelles elles travaillent de rester compétitives sur un marché en perpétuelle évolution.
Prenons l’exemple d’AB Solutions Admin. Notre équipe d’adjointes virtuelles travaille régulièrement avec des organismes gouvernementaux, communautaires ou à caractère social. Nos assistantes connaissent parfaitement les attentes et les rouages du gouvernement canadien. Leur expérience leur permet de :
- travailler de façon plus efficace ;
- être précises dans leur travail ;
- conseiller leurs clients ;
- toujours fournir une qualité irréprochable.
Quel que soit votre choix entre une assistante virtuelle spécialiste ou généraliste, il faudra collaborer de façon efficace avec votre adjointe pour en tirer tous les bénéfices.
Devez-vous choisir une assistante virtuelle spécialiste ou généraliste pour votre entreprise ?
Entre les deux, votre cœur balance ? Vous hésitez encore entre choisir une assistante virtuelle spécialiste ou généralise ? La réponse découle des besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques situations pour vous guider dans votre choix.
Dans quels cas choisir une adjointe virtuelle généraliste ?
Si vous êtes une petite entreprise en croissance, il est probable que vous ayez besoin de déléguer de nombreuses tâches aussi diverses que variées, tout en limitant le budget alloué. Dans ce cas, opter pour une assistante virtuelle généraliste est un choix judicieux. En effet, grâce à sa polyvalence, il suffira d’une seule adjointe pour vous fournir un large éventail de services.
Il en va de même pour les entrepreneurs individuels surchargés par leur emploi du temps. Une adjointe virtuelle généraliste sera idéale pour aider à gérer les appels clients, organiser les rendez-vous et planifier les voyages d’affaires, par exemple.
L’adjointe virtuelle généraliste a un profil plus proche de l’exécutant et doit savoir faire preuve d’adaptabilité et de réactivité pour passer d’une tâche à une autre rapidement.
Dans quels cas choisir une assistante virtuelle spécialiste ?
➔ Avez-vous identifié un domaine précis dans lequel vous avez besoin d’assistance ?
➔ Ces tâches doivent-elles être réalisées de façon approfondie ?
➔ Nécessitent-elles une expertise pointue ?
Si la réponse à ces questions est oui, choisir une assistance virtuelle spécialiste est la meilleure solution.
Par exemple, la comptabilité d’entreprise est trop sensible pour être confiée à une personne dont ce n’est pas la spécialité.
À la différence de l’assistante généraliste, l’adjointe virtuelle spécialiste tient un rôle de consultante en plus de celui d’exécutante, ce qui fait d’elle une collaboratrice stratégique dans l’entreprise.
Adjointe virtuelle spécialiste ou généraliste ? En résumé…
Choisir entre une adjointe virtuelle généraliste et une assistante virtuelle spécialiste dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Optez pour une adjointe virtuelle généraliste lorsque vos tâches sont variées et changeantes, et préférez une assistante virtuelle spécialiste lorsque des compétences pointues et une expertise approfondie sont nécessaires pour des domaines bien spécifiques.
Que vous ayez besoin d’une assistante virtuelle spécialiste ou généraliste, l’équipe AB Solutions Admin se tient à votre disposition pour discuter avec vous de vos besoins.
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