Réduire les Charges d’une Entreprise intelligemment

Réduire les charges d’une entreprise est essentiel afin d’en assurer la rentabilité. Mais il n’est pas toujours évident de savoir sur quelles dépenses agir ni comment faire baisser ces coûts. Chaque cas étant unique, les mesures de réduction des charges doivent être adaptées à l’entreprise et à la situation à laquelle elle fait face. Toutefois, quelques bonnes pratiques vous aideront à construire votre stratégie de réduction des coûts et ainsi faire de belles économies. Place à nos meilleurs conseils !

Analyser la situation pour réduire les charges d’une entreprise intelligemment

Limiter les dépenses d’une entreprise ne se fait pas au doigt mouillé. Un petit travail d’analyse des frais en amont est nécessaire. Cependant, une fois que vous aurez une vision globale de toutes les sorties d’argent, vous serez à même de faire le tri et d’optimiser vos charges.

Nous vous conseillons donc de commencer par les lister toutes par catégorie pour y voir plus clair et de noter les montants correspondants. Les charges variables seront moins précises que les charges fixes, mais il est indispensable de les prendre en compte et de les estimer au plus juste.

Fixes, variables : deux types de charges à réduire

On peut distinguer deux types de charges principales : les charges fixes et les charges variables.

Les charges fixes

Par leur nature, les charges fixes restent stables et ne varient pas en fonction du niveau d’activité de l’entreprise. Ce sont des frais réguliers et prédictibles.

Parmi les charges fixes, on peut citer :

• • les frais de location des bureaux, des entrepôts… ;

• • les salaires des employés et des prestataires réguliers ;

• • les primes d’assurance ;

• • les intérêts sur les prêts ;

• • les abonnements (logiciels, téléphonie, maintenance…) ;

• • les frais bancaires ;

• • les impôts et taxes ;

• • etc.

Mais rassurez-vous, ce n’est pas parce que ces charges sont fixes qu’elles ne peuvent pas être réduites ! Nous verrons cela un peu plus loin dans cet article.

Les charges variables

Contrairement aux charges fixes, les charges variables sont corrélées au volume d’activité de l’entreprise.

Voici quelques exemples de charges variables :

• • les achats de matières premières ;

• • les coûts de production ;

• • les frais de logistique ;

• • les dépenses liées au marketing ;

• • la rémunération des prestataires externes occasionnels ;

• • les coûts énergétiques ;

• • etc.

Ces dépenses ne peuvent être définies au dollar près, mais elles peuvent, elles aussi, être diminuées grâce à un peu d’analyse et d’optimisation.

Essentielles, non essentielles : des dépenses à traiter différemment

Une fois toutes vos charges listées et les montants estimés, vous pourrez les répartir en deux groupes : dépenses indispensables et dépenses non essentielles.

Les charges essentielles ne peuvent être supprimées, mais elles peuvent être allégées ou optimisées. Quant aux charges non essentielles, elles peuvent être conservées et optimisées, ou supprimées si vous faites face à des difficultés économiques.

Entrons maintenant dans le vif du sujet et voyons concrètement comment réduire les charges d’une entreprise.

Réduire les charges indispensables pour faire baisser les coûts

Dans une entreprise, certaines charges ne peuvent être supprimées. C’est le cas notamment du loyer des bureaux, des primes d’assurances, de l’achat de matières premières pour la production… S’il n’est pas envisageable de supprimer ces dépenses, les alléger et les optimiser est tout à fait possible.

Par exemple, la location des locaux d’entreprise peut être revue à la baisse en renégociant le contrat, en diminuant l’espace loué ou en déménageant dans des bureaux moins onéreux. Favoriser le télétravail est un bon moyen pour réduire la taille de vos bureaux, tout comme faire appel à des prestataires de service  : c’est un des nombreux avantages à travailler avec une adjointe virtuelle.

Si vous externalisez vos tâches administratives, il est possible de revoir le contrat à la baisse, réajuster les tâches déléguées et réduire le nombre d’heures demandé. Même si vous collaborez avec votre prestataire de service sur le long terme, il est possible de moduler les conditions contractuelles au fil du temps. Chez AB Solutions Admin, nous avons conscience que les besoins d’une entreprise évoluent et que le contexte économique peut impliquer une révision des budgets. C’est pourquoi nous attachons une attention particulière à être flexible pour nos clients.

Réduire les charges d’une entreprise, c’est aussi examiner les « petites » dépenses, qui, mises bout à bout, pèsent dans la balance. Par exemple, améliorer l’efficacité énergétique des bureaux en installant des ampoules à basse consommation d’énergie ou en réduisant de quelques degrés le chauffage ou la climatisation participe à alléger vos charges. Et comme on dit, il n’y a pas de petites économies ! En plus de faire du bien au porte-monnaie de l’entreprise, vous contribuez à lutter contre le réchauffement climatique.

Regardez si vous avez du matériel dormant. Vos machines (engins de chantier, matériel informatique…) ne sont utilisées que 50 % du temps ? Il est peut-être temps de vous séparer d’une partie d’entre elles.

Une dernière astuce : n’hésitez pas à faire marcher la concurrence, notamment pour les assurances et les fournisseurs, et négociez avec eux des offres de fidélité, des réductions, des prix de gros…

Supprimer les dépenses inutiles et diminuer les frais

Parmi toutes vos charges, il est fort probable qu’une partie soit superflue. Si vous désirez faire baisser les coûts, il est probablement temps de supprimer ces postes de dépenses inutiles.

Ces sorties d’argent superflues se cachent souvent dans des produits ou services dont vous n’avez pas l’utilité, soit parce que vous n’en avez plus besoin, soit parce qu’elles font doublon avec un autre : l’abonnement pour cet outil que vous n’utilisez plus, ces deux assurances qui couvrent les mêmes risques…

 À lire : Quel outil collaboratif choisir pour éviter d’en avoir 50 ?

Grâce au tableau listant toutes les dépenses de l’entreprise noir sur blanc, vous pourrez facilement remarquer les charges qui peuvent être éliminées. Selon la situation dans laquelle l’entreprise se trouve, vous voudrez faire des coupes drastiques ou plus légères. C’est à vous de définir ce niveau.

Qu’en est-il des charges exceptionnelles ?

La majorité des charges sont fixes et prévisibles, ou variables et estimables, mais il existe aussi des charges exceptionnelles qu’il est plus difficile à anticiper (pertes matérielles, responsabilité civile, réparations non planifiées, travaux de mise aux normes, pénalités gouvernementales…).

Nous vous conseillons de constituer une réserve d’urgence pour pallier ces imprévus, d’opter pour des assurances couvrant les risques auxquels l’entreprise est exposée et d’adopter une politique de prévention. En effet, si dans votre liste, vous avez identifié une dépense exceptionnelle, quelles actions pouvez-vous prendre pour que cela ne se reproduise plus ?

Prenons à titre d’exemple les pénalités de déclaration tardive. Si vous ne déclarez pas les revenus de l’entreprise dans les délais prescrits par la loi fiscale, vous serez soumis à des pénalités imposées par l’ARC (Agence du revenu du Canada). Pour éviter de vous retrouver dans une telle situation, pensez à déléguer cette tâche administrative à une adjointe virtuelle, comme AB Solutions Admin. Cela vous évitera d’être surchargé en fin d’exercice financier, de dépasser la date limite de déclaration, de commettre des erreurs et de payer des pénalités qui ne sont jamais les bienvenues.

 Retrouvez des conseils complémentaires pour réduire les dépenses de votre entreprise.

Réduire les charges d’une entreprise : dépenses maîtrisées, croissance assurée

Il existe de nombreuses raisons poussant à réduire les charges d’une entreprise :

• • Optimiser ses coûts.

• • Accroître sa compétitivité.

• • Améliorer sa rentabilité.

• • Gérer les périodes de ralentissement économique.

• • Libérer des ressources financières.

• • Améliorer sa trésorerie.

• • Réagir à des contraintes budgétaires.

• • Faire face à des augmentations de coûts.

• • Préparer une croissance future.

• • Assurer la viabilité à long terme.

Quelle que soit celle qui vous motive, nous espérons que nos conseils vous auront été utiles.

Gardez en tête qu’une fois les actions prises et les changements opérés, un suivi régulier des dépenses est nécessaire. Cela vous permettra d’identifier rapidement celles à optimiser ou à supprimer. En maîtrisant ainsi vos charges et en étant proactif, vous renforcez la rentabilité de l’entreprise et permettez une croissance durable.

Vous souhaitez déléguer vos tâches administratives épisodiquement ou sur du long terme ?