Entrepreneurs : Gérer les congés d’été efficacement

Qui dit période estivale dit départs en vacances. Attendues par les travailleurs avec beaucoup d’impatience, les vacances d’été sont généralement plus longues par rapport aux autres breaks de l’année. Gérer les congés d’été pour les entrepreneurs et dirigeants d’entreprise demande donc un peu d’organisation pour que le business et les projets continuent d’avancer en effectif réduit.

Entrepreneurs ! Pourquoi bien gérer les congés d’été est primordial ?

Qu’arriverait-il si tous vos salariés partaient en vacances en même temps ? Si un projet était mis en pause pendant deux ou trois semaines ? Si des urgences arrivaient alors que vous êtes en manque d’effectif ?

La majorité des salariés prennent leurs congés en été. Si les vacances estivales ne sont pas correctement gérées par le manager, cela peut perturber le bon déroulement des projets et entraîner une baisse de productivité pour l’entreprise.

Les conséquences négatives d’une mauvaise gestion des congés estivaux sont multiples :

 

• • Baisse de productivité : si aucune mesure n’est prise pour assurer la continuité des activités, cela aura un impact direct sur la productivité de l’entreprise.

• • Accroissement du stress : si le travail n’est pas correctement anticipé avant les départs en vacances, les employés restants au bureau devront assumer une charge de travail non planifiée et ne s’en trouveront que plus stressés.

• • Baisse de la qualité du travail : en plus de l’exposition au stress, lorsqu’une équipe se retrouve en sous-effectif sans s’y être préparé, le nombre d’erreurs augmente sous la pression des deadlines à tenir. La qualité du travail peut s’en trouver impactée.

• • Projets en retard : sans grande surprise, si rien n’a été mis en place ni anticipé pour organiser les activités en période estivale, l’entreprise court le risque de se mettre en retard sur les projets en cours.

• • Dégradation de l’image de l’entreprise : le manque d’ordre dû à une mauvaise gestion des congés d’été ne renvoie pas une bonne image de l’entreprise et de son management, ce qui peut faire fuir de nombreux clients.

Pour couronner le tout, la personne qui va devoir gérer et absorber les crises, c’est le chef d’entreprise ou les managers, autrement dit, vous. Plutôt que de courir le risque de voir les problèmes survenir, il vaut mieux correctement anticiper les congés d’été. Vous réduirez ainsi la probabilité qu’un événement inattendu survienne et vous serez beaucoup plus serein pendant cette période.

 

Gérer les congés d’été de vos employés

Afin d’organiser les vacances de vos salariés tout en assurant la continuité de l’activité de l’entreprise, voici quelques bonnes pratiques à adopter.

 

Répartir les vacances sur les deux mois d’été

Les vacances d’été durent en moyenne neuf semaines. Cela offre à vos salariés plusieurs périodes susceptibles de leur convenir.

Afin de concilier les vacances de vos employés avec les besoins de l’entreprise, vous pouvez leur demander de poser leurs vacances d’été assez tôt. Cela vous donnera le temps d’organiser les congés estivaux de chacun et le travail en conséquence.

Si plusieurs personnes souhaitent s’absenter aux mêmes dates et que cela représente un risque en termes de manque d’effectif trop important pour les activités, n’hésitez pas à discuter avec elles. Vous trouverez sûrement un compromis acceptable pour tout le monde.

Si l’activité de votre entreprise ne connaît pas de période plus calme en été, l’idéal est de répartir les jours de congés payés de vos salariés sur les deux mois d’été. Toutefois, si l’activité a l’habitude d’être au ralenti en juillet-août, vous pouvez accepter qu’un plus grand nombre de salariés soit en congés en même temps.

 

Anticiper les projets

Une fois les dates de congés échelonnées uniformément sur toute la période estivale, il est temps d’organiser le travail en conséquence :

 

• • Quels projets sont les plus prioritaires, les plus à risque… ?

• • Quelles sont les échéances à tenir ?

• • Y a-t-il d’autres projets qui vont démarrer ?

• • Qui va reprendre quelles tâches (en fonction des disponibilités, des compétences, de l’appétence pour une activité…) ?

C’est en anticipant le travail et en étant proactifs que les entrepreneurs pourront correctement gérer les congés d’été et minimiser leurs impacts sur le business.

 

Encourager la communication entre collaborateurs

Pendant que certains seront en congé, d’autres auront récupéré une partie du travail des heureux vacanciers. Le transfert des tâches ne peut se faire correctement que grâce à une bonne communication.

Les outils collaboratifs sont un bon moyen pour aider vos équipes à échanger les informations importantes, telles que :

 

• • l’état d’avancement ;

• • les problèmes rencontrés ;

• • les dates de projet ;

• • les contacts…

Pour les projets les plus importants, nous vous recommandons de commencer à impliquer la personne qui prendra la relève avant le départ en vacances de son collègue. Elle commencera ainsi à se familiariser avec le travail. En travaillant côte à côte avec la personne responsable, elle sera plus rapidement efficace une fois cette dernière partie en vacances.

 

Anticiper les congés estivaux de vos prestataires de services

En tant que chef d’entreprise ou entrepreneur, gérer les congés d’été de vos prestataires de services diffère légèrement de ceux de vos employés. En effet, vous n’avez pas le pouvoir d’accepter ou de refuser les dates de vacances de votre freelance. Le maître-mot sera alors d’anticiper.

 

Demander les dates de vacances

Tout comme pour vos salariés, vous pouvez demander à votre indépendant le calendrier de ses congés.

En fonction du type de travail qu’il réalise pour vous et du nombre d’heures que cela représente, vous aurez besoin de connaître ses dates plus ou moins tôt. S’il ne réalise qu’une prestation de quelques heures par mois, il n’est peut-être pas nécessaire de savoir un an à l’avance qu’il va s’absenter quelques jours.

 

Préciser des clauses concernant les congés dans le contrat

Dans le contrat vous liant à votre prestataire, vous pouvez établir des clauses spécifiques aux congés. Cela peut être, par exemple, le délai de préavis, les modalités de remplacement…

Travailler avec un prestataire fiable

Si vous faites appel à un prestataire de services consciencieux et professionnel, il vous préviendra de son absence à l’avance et s’organisera de façon à avoir terminé ses tâches avant de partir en vacances. Ce sera beaucoup plus facile pour vous puisque vous n’aurez rien à lui demander, il devancera votre requête.

 

Organiser le travail

En tenant compte des dates de congés d’été de votre prestataire de services, pensez à établir des priorités et à réorganiser le travail en fonction :

 

• • Est-ce que la réalisation de la tâche peut être décalée à une date ultérieure ?

• • Peut-elle être réalisée par une autre personne (en interne ou en externe) ?

• Le prestataire peut-il absorber cette tâche avant ses vacances ?

Planifier vos vacances d’été en tant qu’entrepreneur

Il ne faudrait pas vous oublier quand même ! Vous aussi, vous avez le droit de partir en vacances en été et de profiter d’une pause amplement méritée. Prendre des congés sera bénéfique pour votre santé et pour celle de votre entreprise.

Voici nos conseils pour que vos vacances se déroulent sereinement et que votre business continue de tourner en votre absence.

 

Définir les priorités

En premier lieu, pour bien préparer vos propres congés d’été d’entrepreneur, prioriser le travail et les tâches à réaliser avant et pendant votre absence.

En traitant d’abord les plus urgentes, vous serez plus serein au moment de partir en vacances. Les autres tâches pourront être déléguées ou reportées après votre retour.

 

Mettre en place une délégation interne et/ou externe

Pour les tâches qui ne seront pas terminées avant vos vacances ou qui doivent être réalisées pendant vos congés, n’hésitez pas à les déléguer à une personne en interne ou à un prestataire de services.

Vous pouvez, par exemple, confier le suivi des projets en cours à votre bras droit ou aux managers d’équipe.

Pour les tâches administratives, vous pouvez faire appel à une adjointe virtuelle à son compte, et pour la comptabilité à un technicien-comptable indépendant. En effet, plutôt que de recruter un nouveau salarié pour une courte durée, nous vous conseillons de faire appel ponctuellement à un prestataire externe, cela sera beaucoup plus rentable.

 

Prévenir vos collaborateurs à l’avance

Il est préférable d’informer vos collaborateurs de vos jours de congés à l’avance. Cela leur permettra d’anticiper votre absence et de faire le point avec vous pour collecter les informations nécessaires au bon déroulement de leur travail pendant vos vacances.

Nous vous conseillons d’organiser une réunion d’équipe pour donner vos directives, vous assurer que tout le monde connaît ses priorités et répondre à leurs questions.

Configurer votre messagerie automatique

Il est important que vos clients et vos partenaires soient informés de votre absence, sans quoi ils ne comprendraient pas pourquoi vous ne répondez pas à leurs messages. Configurer un courriel automatique est donc primordial pour préparer vos congés.

Il a pour but :

 

• • d’informer les personnes qui vous contactent de votre absence ;

• • de préciser la date à laquelle vous serez de retour au bureau ;

• • d’identifier les personnes à contacter en votre absence.

Nous vous recommandons de préciser que vous n’avez pas ou peu accès à votre boîte courriel et que vous leur répondrez à votre retour sous 24 ou 48 heures, par exemple.

Voici un modèle très simple de courriel automatique que vous pouvez configurer :

Bonjour,

Merci pour votre message. Je suis actuellement en congé jusqu’au [date de retour] inclus, avec un accès limité à ma boîte courriel. Je traiterai votre demande à mon retour sous 48 h.

Pour toute urgence, vous pouvez contacter [prénom nom] à l’adresse [courriel].

Cordialement,

[votre signature]

Une fois que tout est en place, il ne vous restera plus qu’à profiter de vos vacances pour revenir en pleine forme au travail !

 

Gérer les congés d’été de vos collaborateurs et les vôtres pour assurer la continuité des activités

La gestion des vacances estivales est essentielle pour maintenir la continuité du business et pouvoir profiter de ce repos tant attendu.

Tous les entrepreneurs peuvent gérer les congés d’été efficacement en :

 

• • s’assurant d’un nombre minimum de personnes présentes au bureau (à adapter en fonction de la charge de travail durant cette période) ;

• • anticipant le travail autant que possible ;

• • délégant certaines tâches en interne ou en externe ;

• • étant clair sur les priorités des projets et en planifiant le travail en fonction ;

• • favorisant la communication avant les départs en vacances.

Nous espérons que ces conseils vous seront utiles à l’approche des beaux jours et qu’ils vous permettront de préparer les vacances estivales de façon sereine et optimale.

Vous êtes à la recherche d’un professionnel qui pourra prendre en charge une partie des tâches de votre entreprise pendant les congés d’été ? Consultez les services que nous proposons et contactez-nous pour en savoir plus !