Trouver son Adjointe Virtuelle au Québec

Vous êtes une petite ou moyenne entreprise au Québec et vous êtes débordé par le travail ? Vous avez conscience qu’il vous faut trouver une personne pour vous seconder, à qui vous pourrez déléguer vos tâches du quotidien, mais vous ne savez pas comment choisir votre adjointe virtuelle au Québec. Nous vous aidons à vous poser les bonnes questions pour trouver la personne qui vous convient et à comprendre les avantages de choisir une assistante dans votre province canadienne.

Trouver l’adjointe virtuelle idéale

Que recherchez-vous comme prestations ?

Identifier vos tâches à déléguer

Dans une entreprise, nombreuses sont les tâches du quotidien chronophages. Elles vous prennent du temps sans être stratégiques pour développer votre business. Répondre aux courriels, déclarer ses taxes, établir les fiches de paie, mettre en page des documents, gérer ses comptes clients et fournisseurs, son agenda, ses déplacements, ses réseaux sociaux…

Avez-vous déjà une idée des activités que vous pourriez déléguer à une adjointe virtuelle ? Si ce n’est pas le cas, vous pouvez facilement les identifier en vous posant quelques questions simples :

• Quelles sont mes tâches répétitives (chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année…) ?
• Pour quelles tâches je n’apporte, moi-même, aucune plus-value (pour lesquelles je ne suis pas spécialiste) ?
• Quelles sont les tâches qui me coûtent en temps, mais ne me rapportent pas de bénéfices ?
• Quelles tâches sont urgentes (doivent être faites en temps et en heure), mais non importantes (ne sont pas directement liées au développement de mon entreprise) ?

Une fois vos tâches listées, vous y voyez déjà un peu plus clair. Vous pouvez maintenant aller de l’avant et identifier les compétences requises pour trouver la parfaite adjointe virtuelle au Québec.

Avez-vous des besoins spécifiques ou généralistes ?

En fonction du travail à déléguer, vous aurez besoin d’une adjointe qui se chargera de plusieurs activités ou d’une personne qui sera dédiée à une sphère bien précise. La généraliste devra avoir des connaissances dans divers domaines. Cela pourra aller de la facturation à l’organisation d’événements en passant par la gestion du service client. La spécialiste aura des connaissances approfondies dans un domaine en particulier, comme par exemple la gestion des réseaux sociaux.

Selon vos besoins, vous vous tournerez donc plutôt vers une collaboratrice spécialiste ou une assistante polyvalente, voire les deux si votre entreprise nécessite l’intervention de plusieurs adjointes.

Chez AB Solutions Admin, nous pouvons répondre aux deux sphères grâce aux compétences de chacune de nos collaboratrices.

De quoi avez-vous besoin humainement ?

La collaboration avec une adjointe virtuelle se doit d’être fluide pour vous décharger à la fois de vos obligations et de votre charge mentale. L’autonomie est donc une qualité non-négligeable dans le choix de votre assistante.

Étant votre bras droit, vous allez être amené à lui confier des dossiers clients et lui donner des accès à vos comptes professionnels. Pour cela, il est important qu’elle ait votre confiance. Bien sûr, cela se construit petit à petit, mais le courant doit passer entre vous dès le début de la collaboration. Une bonne entente est donc de rigueur. Les premières rencontres, virtuelles ou non, seront déterminantes.

Pour vous apporter le meilleur service possible, votre future adjointe virtuelle doit comprendre vos attentes, votre métier et votre business. Même si ce n’est pas obligatoire, une personne qui partage vos valeurs sera d’autant plus impliquée dans son travail.

Méticuleuse, organisée, ponctuelle, responsable, accessible et efficace sont autant de qualités qu’il est intéressant de regarder.

L’alchimie dans le travail permet une meilleure collaboration. En plus de ceux cités plus haut, de quels traits de personnalité avez-vous besoin ? Recherchez-vous plutôt une personne discrète qui sait se faire oublier pour vous laisser à vos occupations ou au contraire une personne qui vous tient au courant régulièrement de son travail ? Préférez-vous une personne créative et forte de propositions ou qui suit et appliquent vos directives ? Tout ceci dépend en grande partie de votre tempérament et de vos besoins.

Choisir une adjointe virtuelle au Québec

Vous avez une entreprise au Québec et vous souhaitez externaliser vos tâches ? Bien évidemment, l’intérêt d’une adjointe virtuelle plutôt que traditionnelle est qu’elle peut travailler à n’importe quel endroit du globe. Toutefois, choisir une assistante dans votre province du Canada a plusieurs avantages appréciables.

Pas de décalage horaire

Nul besoin d’attendre un courriel le lendemain matin pour obtenir une réponse à votre question du soir.

Besoin de faire une visioconférence ? Les horaires de travail coïncident. Il est donc inutile de vous lever aux aurores ou de faire des heures supplémentaires le soir pour réussir à trouver un créneau qui convient à tout le monde.

Un appel téléphonique improvisé ou un message sur votre logiciel de messagerie instantanée ? Ne vous inquiétez plus de calculer le décalage horaire ! Il n’y en a pas.

Travailler sur le même fuseau horaire est un gain de temps qui favorise la fluidité du travail et la sérénité de l’esprit. De Montréal à Saguenay, plus besoin d’attendre que le soleil se lève chez votre collaborateur.

La connaissance du système administratif québécois

En tant qu’adjointes virtuelles, nous sommes amenées à faire de l’administratif pour nos clients. Connaître la législation, les taxes locales, les démarches administratives du Canada, et plus précisément du Québec, nous permet de traiter vos dossiers avec précision.

Chez AB Solutions Admin, situé en périphérie de Québec, nous travaillons depuis plusieurs années avec des entreprises québécoises. Nous avons une grande connaissance du fonctionnement du pays et de la province, ce qui nous permet d’être très pointues dans nos tenues de livre (paie, remises gouvernementales, gestion des comptes…).

Un même environnement

Dans la même zone géographique, nous comprenons vos enjeux, vos intérêts et vos problématiques. Avec ces connaissances, nous pouvons mieux vous servir et vous accompagner dans vos tâches quotidiennes.

Pour l’organisation de vos événements ou de vos déplacements professionnels, tous les paramètres locaux sont pris en compte pour un service optimal. Trouver un hôtel à Laval, réserver un vol pour Montréal, louer une salle de réunion à Sherbrooke, faire une sortie d’équipe à Gatineau ? Une adjointe virtuelle au Québec connaît les villes et le fonctionnement de la province.

Cela peut paraître anodin, mais nous parlons aussi le même langage. Se comprendre et savoir exactement de quoi l’on parle est un atout indéniable.

Une collaboration de proximité et virtuelle

Chez AB Solutions Admin, nous mettons un point d’honneur à entretenir une relation de confiance avec nos clients. Bien que virtuelle, notre collaboration est aussi un rapport de proximité. En effet, nous ne travaillons pas dans vos locaux, mais nous restons à votre écoute pour vous seconder du mieux possible. Géographiquement parlant, nous sommes sur le même fuseau horaire que les entreprises québécoises. Le travail n’en est que plus réactif.

Pour développer votre entreprise en déléguant, grâce à la liste des tâches à externaliser et des qualités recherchées chez votre future assistante, vous devriez être en mesure de trouver votre adjointe virtuelle idéale.
Que vous soyez localisé à Québec, Montréal, Laval ou tout autre ville de province, n’hésitez pas à nous contacter pour nous présenter vos besoins et pourquoi pas commencer une belle collaboration fluide et efficace.