Travailler à plusieurs, à distance, tout en étant efficace et productif ? De nos jours, on a de plus en plus besoin d’outils pour faciliter le travail en équipe. Mais face à la multitude de logiciels qui voient le jour sur le Web, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. Alors quel outil collaboratif choisir pour éviter d’en avoir 50 à gérer ?
Choisir son outil collaboratif : le dilemme face au grand nombre de logiciels disponibles sur le marché
Un outil collaboratif est un logiciel qui permet à plusieurs personnes de travailler ensemble en se partageant des informations. Que ce soit au sein d’une même société ou avec des intervenants externes, il facilite la collaboration des utilisateurs et le travail d’équipe.
Parmi la panoplie de logiciels et d’applications disponibles, il est tentant de vouloir tous les utiliser. Mais mieux vaut en sélectionner peu et privilégier ceux dont vous avez réellement besoin. Le risque d’en avoir trop est de ne pas les exploiter à leur plein potentiel, de se retrouver avec plusieurs outils ayant les mêmes fonctionnalités et de finir par perdre beaucoup de temps en s’éparpillant et en cherchant où est l’information.
Il existe différentes catégories d’outils. Voici les 5 plus utiles à la majorité des sociétés…
1. Plus de réactivité avec les messageries instantanées
Ces outils de communication offrent aux utilisateurs la possibilité d’échanger des messages ou des fichiers en temps réel. Le ton y est beaucoup plus informel que par courriel et permet d’être plus réactif.
Plus besoin d’attendre que vos interlocuteurs consultent leur courrier électronique. L’information est vue par ses destinataires dans les minutes qui suivent et vous avez une réponse dans la foulée. Un bon moyen pour tout le monde d’alléger sa boîte courriel et de gagner en efficacité !
Parmi les logiciels de messagerie instantanée, on peut citer Rocket.Chat, Microsoft Team et Slack. De la TPE à la multinationale, ce dernier connaît une forte montée en puissance. Pour la relation client des entrepreneurs, WhatsApp et Messenger sont encore très utilisés.
2. Gardez un contact visuel grâce aux visioconférences
Avec la virtualisation du business, on est de plus en plus amené à collaborer avec des personnes à l’autre bout du monde. Pour développer une bonne relation avec vos clients et partenaires, le contact visuel est très important. Il permet une plus grande interaction et un meilleur engagement. D’où l’importance de communiquer régulièrement en vidéo.
Les réunions en ligne sont très utiles :
- lorsque vous n’êtes pas dans les mêmes locaux que ceux avec qui vous travaillez, par exemple avec des indépendants à qui vous déléguez une partie de vos tâches ;
- pour faire des présentations à vos clients, peu importe sur quel continent ils se trouvent ;
- en cas de télétravail, cela permet de faire des réunions avec vos collègues et d’augmenter le contact social.
Skype, Zoom, et WhereBy font partie des plus connus. Les logiciels de messagerie instantanée offrent la plupart du temps la fonctionnalité d’appels vidéo.
3. Les agendas partagés pour planifier vos réunions efficacement
Le travail en équipe nécessite l’échange d’informations régulier. Pour faciliter l’organisation des réunions, les agendas partagés sont très appréciés. Chacun sait quand les autres participants sont disponibles.
Si vous déléguez et faites appel à une adjointe virtuelle, par exemple, cela vous sera également utile. Elle aura accès à votre emploi du temps et pourra ainsi planifier vos rendez-vous sans vous déranger.
Microsoft Outlook et Google Agenda sont les deux principaux. Vous pourrez les choisir en fonction de votre système de messagerie électronique pour que tout soit synchronisé. Votre productivité s’en ressentira.
4. Un vrai travail collaboratif avec le stockage et partage de fichiers
À l’heure actuelle, il n’est plus vraiment utile de stocker vos documents sur votre ordinateur. Ils peuvent être sauvegardés en ligne. Cela a pour avantage d’accéder à vos fichiers depuis n’importe où et de pouvoir les échanger très simplement. Idéal lorsque l’on travaille à distance ou à plusieurs !
Plus besoin d’envoyer par courriel de multiples pièces jointes. Vous faites des modifications ? Tout le monde est certain d’avoir la dernière version du document. Parfait pour un vrai travail coopératif !
La plupart des entreprises ont la nécessité d’un logiciel de traitement de texte, de présentation, d’un tableur… Les suites d’outils basiques sont bien pratiques. Tout y est centralisé et interconnecté.
Ainsi, avec une adresse Gmail, vous avez accès à votre Google Workspace. Il comprend, entre autres, des solutions de visioconférence, messagerie instantanée, boîte courriel, calendrier, stockage de fichiers…
Bien sûr, la suite Google n’est pas la seule sur le marché. Vous trouverez aussi Microsoft 365 et Talkspirit pour les plus connus.
5. Les logiciels de gestion de projets pour gérer toutes vos activités
Plusieurs projets à conduire tout en restant productif ? Les outils de gestion de projets sont là ! Ils permettent à leurs utilisateurs de :
- définir les tâches à réaliser ;
- les affecter aux bonnes personnes ;
- suivre leur avancement en un coup d’œil et en temps réel ;
- réduire le temps passé en réunion ;
- avoir une vision claire des tâches à exécuter et des dates à respecter.
C’est l’outil collaboratif par excellence ! Un véritable espace de travail virtuel.
Parmi les plus connus, on peut citer Monday, Trello, Asana.
Finalement, quel outil collaboratif choisir pour qu’il devienne votre meilleur ami et non votre pire ennemi ?
La simplicité paye toujours. Un bon outil doit être facile à utiliser. C’est de cette façon qu’il sera efficace.
Nous vous invitons à vous questionner sur vos besoins. De la même façon que lorsque vous choisissez votre assistante virtuelle, vous devez préalablement savoir pour quel type d’activités vous en avez l’utilité. Revenez aux principales catégories et analysez vos contraintes :
- Travaillez-vous à plusieurs sur un même document ?
- Êtes-vous amené à faire des visioconférences ?
- Devez-vous envoyer des messages à votre équipe ou vos collaborateurs régulièrement dans la journée ?
- Comment allez-vous accéder aux outils interactifs ? Sur ordinateur, sur mobile ?
- Avez-vous besoin d’ouvrir les fichiers quand vous êtes hors ligne ?
- Avez-vous de nombreux projets à gérer en parallèle ?
Mais, comme tout chef d’entreprise, vous savez que vous allez faire évoluer votre business. Vous envisagez peut-être d’agrandir votre équipe, de vous adresser à une clientèle virtuelle ou de déléguer en externe. Nous vous conseillons alors d’anticiper vos futures exigences pour ne pas avoir à changer de logiciel sous peu.
Tous les outils coopératifs cités ici ont une excellente réputation, mais c’est à vous de voir lequel ou lesquels correspondent à vos besoins, à votre façon de travailler et à la configuration de votre entreprise.
Nous vous suggérons, toutefois, de privilégier les plateformes où les outils sont synchronisés. Cela vous fera gagner un temps précieux et votre équipe n’en sera que plus productive.
Chez AB Solutions Admin, nous utilisons quotidiennement Teams et la suite Office pour la gestion de nos clients et le suivi de projets. Mais nous nous adaptons aussi aux outils numériques dont ils se servent. Asana, Trello, Monday et Zoho Connect en sont quelques-uns.
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