Pas assez d’heures dans votre journée de chef d’entreprise ? Les bénéfices de déléguer ses tâches chronophages à une adjointe virtuelle ou assistante traditionnelle ne sont plus à démontrer. Gain de temps, esprit serein, meilleure productivité ne sont que quelques-uns des avantages dont vous êtes déjà conscient. Mais quel est le meilleur choix entre une adjointe virtuelle et traditionnelle ?
Adjointe virtuelle ou assistante traditionnelle : y voir un peu plus clair
Indépendante ou salariée : les points communs
Qu’elle travaille dans vos locaux ou à distance, une adjointe est votre bras-droit. Elle prend en charge les tâches qui ne nécessitent pas votre expertise. En vous assistant, elle vous fait économiser un temps précieux pour placer votre savoir-faire là où il apporte une réelle plus-value pour votre société.
Virtuelle ou traditionnelle, votre assistante se doit de respecter la plus stricte confidentialité de vos informations.
Confier à une adjointe experte la gestion de vos déclarations, paiements, de votre tenue de livre, l’organisation de votre agenda, l’animation de vos réseaux sociaux, vous assure un travail optimal et précis, tout en conservant la non-divulgation de vos données.
Toutes deux sont un pilier dans votre business. En vous délestant des tâches administratives, vous :
- gagnez du temps chaque jour ;
- êtes plus efficace dans votre travail au quotidien ;
- économisez de l’argent ;
- augmentez votre chiffre d’affaires ;
- êtes plus serein et moins stressé dans votre travail.
Adjointe virtuelle versus assistante traditionnelle : les différences
L’assistante traditionnelle
En effectuant son travail dans les locaux de l’entreprise, l’assistante traditionnelle est physiquement proche des autres employés.
Elle a un espace de travail dans les bureaux de la société.
Son salaire est fixe et versé mensuellement.
Qu’elle ait un contrat à temps plein ou à temps partiel, embaucher une assistante traditionnelle a un coût fixe chaque mois, quel que soit le travail réalisé.
L’adjointe virtuelle
De chez elle, d’un bureau indépendant ou d’un espace de coworking, l’adjointe virtuelle travaille à distance.
Son salaire est calculé sur son taux horaire, son tarif journalier, au forfait ou à la tâche.
Ses services peuvent être occasionnels ou réguliers selon vos besoins. Sa rémunération dépend des tâches que vous lui déléguez et correspond à un travail bien précis.
Les avantages de choisir une adjointe virtuelle
Alors adjointe virtuelle ou assistante traditionnelle ? Si vous n’avez pas besoin d’une personne physiquement présente dans les locaux de votre entreprise, choisir une adjointe virtuelle est beaucoup plus économique, judicieux et productif.
Moins de frais et plus de simplicité
N’étant pas une employée, établir un contrat avec une adjointe virtuelle est beaucoup plus simple. Cela signifie moins de paperasses et un gain de temps.
Contrairement à l’assistante traditionnelle, l’adjointe virtuelle a son propre matériel informatique (ordinateur, écran…). Elle dispose de son bureau. Nul besoin de lui fournir un espace de travail, ce qui réduit la superficie de vos locaux et les coûts qui en découlent. Elle paye son électricité, sa connexion internet, son contrat téléphonique… Toutes ces charges logistiques représentent des coûts indirects que vous n’aurez pas à assumer.
Plus besoin de vous soucier des charges salariales, sociales et autres cotisations puisqu’elles incombent à l’adjointe indépendante.
Travailler avec une adjointe virtuelle est donc plus économique.
Un contrat qui s’adapte à vos besoins
Pourquoi payer un salaire mensuel lorsque vous n’avez besoin que de quelques jours de travail dans le mois ?
En proposant des prestations à la carte, votre bras-droit digital s’accorde à vos besoins. Les tâches à déléguer à votre adjointe virtuelle nécessitent une intervention mensuelle de deux jours ou trois semaines ? Son contrat se module en fonction de votre activité.
Vous êtes ainsi certain de payer le prix juste pour un travail bien précis.
Que ce soit pour des tâches récurrentes ou ponctuelles, le contrat d’une adjointe virtuelle est un contrat temporaire modulable.
Vos besoins évoluent ? Une période de travail intense se dessine à l’horizon ou au contraire une diminution d’activité ? Il est très facile d’adapter les services de votre adjointe virtuelle.
En cas de coups durs, vous avez tout simplement la possibilité de ne pas reconduire le contrat, sans charges ni coûts additionnels.
Une accélération de vos ventes, une augmentation de votre nombre de clients ? Voyez avec votre adjointe si elle peut prendre en charge le surplus d’activité et adaptez ensemble le contrat.
Une efficacité sans pareil
En tant que travailleur autonome, elle a l’habitude de travailler à distance. Elle est indépendante et sait fournir un travail de qualité sans vous solliciter sans cesse. C’est de la charge mentale en moins dans votre cerveau de chef d’entreprise et du temps épargné.
En cas de confinement ou d’impossibilité de se déplacer (crise sanitaire, météo peu clémente…), grâce au travail digital, elle peut continuer de travailler comme d’habitude, sans aucune perte d’efficacité.
Si vous employez déjà une assistante traditionnelle, l’adjointe virtuelle pourra lui venir en aide ponctuellement lorsque sa charge de travail devient trop importante :
- fin d’année fiscale ;
- période avec un surplus d’activité ;
- entrée de nouveaux projets ;
- congés de l’assistante traditionnelle (vacances, maladies, maternité…) ;
- etc.
L’indépendante peut aussi prendre en charge des tâches plus techniques entrant dans son domaine d’expertise : un résultat qui surpasse vos attentes en un temps réduit. Efficacité garantie !
Une dernier point qui a son importance : une travailleuse indépendante est hautement plus engagée dans son travail qu’une employée. La satisfaction de ses clients a un impact direct sur ses prochaines missions et ses revenus. Sa motivation ne lui fait donc pas défaut et la pousse à toujours donner le meilleur d’elle-même.
Quelles tâches déléguer à une adjointe administrative indépendante ?
Vous êtes convaincu qu’une indépendante est la meilleure solution pour faire grandir votre business, mais vous n’êtes pas sûr des tâches que vous pouvez déléguer à une adjointe virtuelle ?
En voici quelques-unes :
- gestion de votre boîte courriel ;
- rédaction de courriers ;
- création de supports de communication ;
- gestion et archivage de vos documents ;
- gestion de votre agenda ;
- prise de rendez-vous ;
- organisation de vos déplacements professionnels ;
- réservations des transports et hébergements ;
- gestion des réseaux sociaux ;
- tenue de livres ;
- saisie de données ;
- création de devis et factures ;
- paiements à vos fournisseurs ;
- suivi des délais à respecter ;
- gestion du service client ;
- autres tâches administratives.
Cette liste n’étant pas exhaustive, n’hésitez pas à faire part de vos difficultés et besoins à la personne qui viendra vous seconder. L’équipe AB Solutions Admin reste à votre écoute pour vous accompagner dans vos tâches quotidiennes et vous proposer le service le plus adapté à votre situation.
Contactez-nous pour que nous en discutions ensemble !
Une fois votre charge de travail allégée, savez-vous comment vous passerez tout ce temps gagné ? Développer votre réseau professionnel ? Faire évoluer votre société ? Passer plus de temps avec votre famille et vos amis ? Prendre du temps pour vous et vos loisirs (lire, faire du sport, voyager…) ? Ou peut-être un peu de tout ça à la fois ?
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