Toute entreprise a des charges à payer. Que ce soit pour la location des bureaux, l’achat de matériels, les abonnements à des logiciels ou les salaires à verser, elles sont inévitables. Malgré tout, certains coûts peuvent être diminués et d’autres supprimés. Comment ? C’est ce que nous allons voir avec nos 7 conseils pour réduire les dépenses de son entreprise.
1. Faire le tri dans les dépenses pour réduire les coûts de sa société
Avant toute chose, il est indispensable de faire le point sur toutes les dépenses de votre entreprise. Ce n’est qu’en les regardant de près que vous pourrez les réduire. Ce n’est pas l’activité la plus fun, soit, mais c’est la première étape incontournable pour identifier les postes anormalement coûteux. Il est fort à parier qu’en faisant cet inventaire, vous en trouverez plusieurs sur lesquels économiser.
Pour commencer, listez vos dépenses (salaires des employés, rémunération des indépendants, loyer des locaux, achat de fournitures, logiciels, assurances, frais de déplacement…). Puis, analysez chaque catégorie et voyez s’il y a des montants trop élevés qui pourraient être revus à la baisse ou supprimés.
Votre loyer est conséquent et vous n’utilisez pas la totalité des espaces ? Dans ce cas-là, pourquoi ne pas déménager dans des bureaux plus petits qui vous feront faire de belles économies ? Plusieurs de vos assurances couvrent des cas identiques ? Il est peut-être temps de réviser vos contrats afin de les optimiser.
Regarder vos charges doit être une activité régulière. Par exemple, vous pouvez profiter de la fin de l’année fiscale pour revoir les postes de dépenses.
2. Établir un budget prévisionnel et maîtriser ses charges
Le budget prévisionnel est un exercice quasi obligatoire pour toute entreprise. Avec ce tableau financier, vous prévoyez et anticipez vos recettes et vos dépenses pour l’année à venir.
En plus de refléter la santé de votre société, c’est le moyen de poser sur papier le budget alloué pour vos charges. En vous y rapportant chaque mois, vous pouvez ainsi vérifier que vos dépenses sont en phase avec les prévisions et ajuster le plan si nécessaire.
Dans ce budget prévisionnel, pensez à inclure un maximum des sorties que vous avez identifiées. N’hésitez pas à vous inspirer de la liste faite au point 1. À titre non exhaustif, vous pouvez y faire figurer :
- les loyers et charges locatives ;
- l’eau, l’électricité ;
- l’entretien ;
- les salaires ;
- la rémunération des intervenants externes ;
- les impôts et taxes ;
- les charges financières ;
- les frais de déplacement ;
- les assurances ;
- le renouvellement des fournitures et du matériel ;
- etc.
3. Choisir des outils gratuits : une option non négligeable pour réduire les dépenses de son entreprise
Il est assez courant de retrouver une multitude de logiciels installés sur les ordinateurs, mais ils sont rarement tous utilisés. Si c’est votre cas, c’est peut-être le moment de faire un petit tri. Demandez-vous si vous avez réellement besoin d’avoir trois outils de gestion de projet différents. Un seul ne suffirait-il pas ?
De plus, selon votre domaine d’activité, vous n’avez pas obligatoirement besoin de dépenser des mille et des cents pour avoir de bons outils digitaux. Il en existe de nombreux gratuits. Leur utilisation est parfois limitée à certaines fonctionnalités ou à un certain nombre d’utilisateurs, mais c’est une option non négligeable si vous souhaitez faire attention à vos dépenses.
4. Acheter des fournitures d’occasion et faire des économies quand on est jeune entrepreneur
Lorsqu’on lance son activité (ou même après plusieurs années), se procurer du mobilier et des fournitures de bureau peut vite coûter cher. Plutôt que de dépenser dans du neuf, opter pour de l’occasion est une bonne alternative.
Des sites, comme LesPAC et Kijiji, vous permettent de faire quelques économies tout en contribuant à adopter une attitude éco-responsable en donnant une seconde vie à l’existant. Pendant la période des déménagements (fin juin – début juillet), les particuliers se débarrassent régulièrement de quelques meubles. Qui sait ? Vous trouverez peut-être votre prochain bureau et quelques décorations sympathiques…
Enfin, vous pouvez également vous rapprocher des entreprises qui se séparent de leurs meubles. Ce sont en général de très bons produits, adaptés au monde du travail et à petits prix.
5. Faire appel à des prestataires de services : une bonne façon de diminuer les charges de son entreprise
Embaucher un employé et faire appel à un indépendant n’a pas le même coût. C’est un des points que nous expliquons plus en détail dans l’article adjointe virtuelle VS assistante traditionnelle.
Un prestataire indépendant est engagé pour des mandats bien précis. Vous payez donc uniquement pour le service dont vous avez besoin. Vous faites ainsi l’économie de plusieurs heures d’un employé à temps plein qui est en sous-charge de travail.
Un collaborateur externe c’est aussi moins de papiers administratifs à remplir. Et qui dit gain de temps, dit gain d’argent !
Enfin, un prestataire de services possède son propre matériel et n’occupe pas de place dans vos bureaux. Un avantage financier de plus qui vient s’ajouter à tous les autres.
6. Augmenter son chiffre d’affaires pour creuser un écart avec ses charges
Ce conseil ne réduit pas vos coûts directement, mais creuse un écart plus important entre vos dépenses et vos revenus.
Pour augmenter votre chiffre d’affaires, pensez à :
- utiliser les réseaux sociaux pour accroître votre notoriété ;
- vous dégager du temps pour démarcher davantage ;
- fidéliser vos clients avec un bon customer care ;
- développer la visibilité de votre site web grâce au référencement naturel ;
- automatiser les processus et tâches qui peuvent l’être ;
- vous démarquer de la concurrence ;
- déléguer certaines de vos tâches à une adjointe virtuelle ou tout autre indépendant.
Pour aller plus loin, voici d’autres conseils pour développer votre entreprise.
7. Faire ses déclarations en temps et en heure pour ne pas payer de pénalités
Le dernier conseil pour réduire les dépenses de son entreprise est de ne pas engendrer davantage de frais. En effet, si la production de la déclaration de revenus pour votre société n’est pas faite dans les temps, vous vous exposez à une pénalité pour défaut de produire.
Pour éviter tout retard et vous assurer que tout est fait dans les règles de l’art, vous pouvez confier vos déclarations à une adjointe virtuelle, comme AB Solutions Admin, qui se chargera de produire votre déclaration à votre place.
- Fini les erreurs de saisie dans vos chiffres.
- Fini le dépassement des dates limites.
- Et une bonne dose de charge mentale en moins pour vous !
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