Organiser un Déplacement Professionnel comme un pro

La réussite d’un voyage d’affaires dépend majoritairement de sa préparation. Bien organiser un déplacement professionnel est une étape indispensable qui doit être pensée et réalisée avant le départ pour que tout se déroule dans les meilleures conditions une fois sur place. Plus vous aurez anticipé, plus votre séjour se passera bien. Voici donc nos conseils et astuces pour gérer l’organisation de votre déplacement professionnel ou celui de votre équipe comme un pro.

Définir l’objectif du déplacement professionnel

Selon la nature du voyage d’affaires, son organisation et ses contraintes seront différentes. Il est donc important de définir l’objectif de votre déplacement professionnel en premier lieu.

Les voyages professionnels ont un but bien précis :

• Rencontrer des clients, des prospects, des prestataires, des partenaires commerciaux, des actionnaires ;
• Participer à des salons professionnels, des conférences ;
• Suivre une formation ;
• Explorer de nouveaux marchés, avoir de nouvelles idées d’offres ;
• Signer de nouveaux contrats, de nouveaux partenariats ;
• Faire découvrir vos produits ;
• Renforcer les liens entre les membres de l’équipe ;
• Etc.

Quel est le vôtre ?

Une fois la raison définie, vous pouvez vous pencher sur les sujets relatifs au lieu, aux dates, au programme du séjour, et enfin au budget.

Voici quelques questions à vous poser pour définir et organiser votre déplacement professionnel :

1. Pourquoi est-ce que je fais ce voyage d’affaires ? Dans quel but ? Que dois-je obtenir ?
2. Où dois-je partir ? Comment puis-je m’y rendre (voiture, train, avion…) ?
3. Qui dois-je rencontrer ?
4. Y a-t-il des impératifs de dates, de durée ? Y a-t-il une meilleure période qu’une autre pour ce déplacement ? Combien de temps dois-je prévoir ?
5. Comment va se dérouler le séjour ? Quel est le programme dans les grandes lignes ? Quels sont les impératifs ?
6. De quel matériel ai-je besoin (documents, matériel informatique, échantillons de produits…) ? Que dois-je préparer en amont (présentations, contrats, prise de renseignements sur le client…) ?
7. Quel budget puis-je allouer à l’ensemble du voyage professionnel ?

Une fois les réponses à ces questions trouvées, vous pouvez passer à la planification plus précise du séjour.

Planifier le déroulement du voyage d’affaires

Pour que votre déplacement professionnel se déroule sans encombre, le mieux est de préparer un planning le plus précis possible. Il y aura moins de mauvaises surprises une fois sur place.

Commencez par poser toutes les contraintes dans votre emploi du temps (heures de départ et d’arrivée de votre moyen de transport, réunions déjà prévues…). Maintenant que les impératifs apparaissent dans votre agenda, il est plus facile d’organiser vos activités modulables en suivant quelques précieux conseils :

• Assurez-vous de la disponibilité des personnes que vous devez rencontrer.
• Regroupez vos dates de réunion par zone géographique.
• Définissez des blocs de temps dans le planning en fonction de la durée de chaque activité.
• N’oubliez pas d’inclure les temps de transport et de préparation (par exemple, mise en place du matériel informatique).
• Prévoyez des créneaux vides entre les activités pour pallier les imprévus et être moins stressé.

Lorsque vous allez prévoir le déroulement de votre séjour d’affaires, vous penserez à beaucoup de choses (par exemple, ne pas oublier le câble d’alimentation de l’ordinateur, faire la demande de visa, contacter untel pour confirmer le rendez-vous, vérifier les heures d’ouverture de tel endroit…). Notez-les, même si pour le moment ce ne sont que des points en désordre. Ils complèteront votre to-do list précise plus tard.

Se renseigner sur la destination pour organiser un déplacement professionnel

Un voyage d’affaires à l’étranger demande une préparation plus poussée qu’un déplacement professionnel local. Cela requiert de se renseigner sur le pays en question et de prendre connaissance des obligations du pays :

• Papiers obligatoires pour voyager (visa, passeport…) ;
• Vaccins nécessaires ;
• Informations sanitaires.

Il est aussi très important de vous informer sur la sécurité du pays. Y a-t-il des précautions particulières à prendre ? Quels sont les quartiers à éviter ? Que faut-il s’abstenir de faire (sortir son téléphone en pleine rue, ouvrir la porte de la chambre d’hôtel lorsqu’une personne frappe à la porte…) ?

Nous vous conseillons également de vous renseigner sur les coutumes locales. Un pays étranger, c’est une autre culture. En plus d’être intéressante à connaître, cela peut vous aider à mieux comprendre les personnes avec qui vous serez en contact et de mieux communiquer avec elles. Apprendre à dire « Bonjour », « Au revoir » et « Merci » dans la langue locale n’est pas indispensable, mais fait toujours son effet.

Afin de bien organiser votre déplacement professionnel et ne rien oublier dans votre valise, renseignez-vous sur le climat, les températures attendues, etc. Pensez aussi aux moyens de paiement que vous pouvez utiliser.

Faire les réservations pour l’ensemble du déplacement professionnel

Il est temps maintenant de réserver votre hébergement (hôtel, location…) et votre transport (avion, train, voiture de location…) le cas échéant.

En fonction du lieu de séjour, du nombre de personnes, etc., une solution est probablement plus adaptée qu’une autre. Prenez le temps de comparer les prix pour réduire le budget de votre voyage d’affaires. Si vous êtes amenés à vous déplacer régulièrement pour votre travail, vous pouvez peut-être profiter de réductions ou d’offres de fidélité (chaîne hôtelière, billet d’avion…).

Pensez également à anticiper vos déplacements une fois sur place. Aurez-vous besoin de prendre des transports en commun, de louer une voiture… ? Nous vous conseillons de privilégier un logement proche des lieux où vous devez vous rendre pour éviter de passer votre temps dans des déplacements inutiles. C’est aussi un peu de sommeil gagné qui fera une grande différence face à un client. Pour un court séjour, optez plutôt pour un hébergement près de la gare ou de l’aéroport par lequel vous arrivez et repartez. Notez enfin s’il y a des transports en commun faciles d’accès. Il se peut que vous en ayez besoin.

Si vous prévoyez de conduire une voiture sur place, assurez-vous que votre permis vous le permet si vous êtes dans un pays étranger.

Anticiper son absence du bureau, dernière étape pour organiser un déplacement professionnel

Tout est bouclé. Le planning est prêt, les réservations sont faites. Il ne vous reste plus qu’à préparer votre absence du bureau.

Une fois en déplacement, vous serez moins de contact avec vos collaborateurs restés au bureau et il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas consulter votre boîte courriel avec la même fréquence.

Pour que le business continue de tourner sans vous, pensez à :

• désigner une personne de référence en votre absence ;
• décaler les rendez-vous de cette période à une date ultérieure ;
• communiquer votre planning pour que vos collaborateurs sachent à quel moment ils peuvent vous contacter (cela peut se faire grâce à un agenda partagé) ;
• s’assurer que tout le monde sait ce qu’il doit faire en votre absence ;
• activer une réponse automatique dans votre boîte courriel pour que les personnes qui vous contactent sachent que le délai de réponse peut être plus long qu’habituellement.

Ces petites choses qu’il ne faut pas oublier pendant l’organisation de déplacements professionnels

Quand on organise un déplacement professionnel, il y a certains détails auxquels on ne pense pas toujours. Voici une liste non exhaustive de ces petites choses que l’on a tendance à oublier :

• Conserver les reçus, factures et autres justificatifs pour vous faire rembourser vos frais (trajets, repas…) et les déduire de vos impôts.
• Prendre des cartes de visite à distribuer à vos clients, partenaires, contacts…
• Ne pas oublier vos chargeurs (téléphone, ordinateur…).
• Prévoir des adaptateurs de prises électriques si vous partez dans un pays dont les normes sont différentes.
• Avoir une liste de contacts facile d’accès en cas de problèmes.
• Prendre un dictionnaire si vous vous déplacez dans un pays étranger.
• Vérifier que votre forfait téléphonique inclut les communications à l’étranger.
• Imprimer sur papier certaines informations importantes (adresse de l’hôtel, numéros de téléphone d’urgence…) pour ne pas vous retrouver dépourvu en cas de problème avec votre téléphone.

La check-list des étapes clés pour organiser un voyage d’affaires réussi

Vous avez maintenant toutes les informations pour organiser un déplacement professionnel comme un pro. Pour ne rien oublier, nous vous avons préparé un récapitulatif sous forme de check-list :

• Définir l’objectif du voyage d’affaires :
  • But du déplacement professionnel.
  • Lieu de séjour.
  • Moyens de transport pour le trajet.
  • Liste des personnes à rencontrer.
  • Dates du déplacement.
  • Programme global sur place.
  • Matériel nécessaire.
  • Budget alloué.
• Planifier le déroulement du déplacement professionnel :
  • Placer les impératifs dans votre agenda.
  • Organiser le reste des activités.
  • Inclure les temps de transport.
  • S’assurer de la disponibilité des personnes concernées.
• Se renseigner sur la destination :
  • Papiers obligatoires.
  • Vaccins, recommandations sanitaires.
  • Sécurité.
  • Coutumes.
  • Climat.
  • Moyens de paiement.
  • Moyens de transport sur place.
• Réserver les transports et l’hébergement :
  • Logement(s).
  • Transport(s) jusqu’au lieu(x) de destination.
• Préparer votre absence du bureau :
  • Donner les directives à vos collaborateurs.
  • Partager votre planning.
  • Réorganiser vos rendez-vous.
  • Enregistrer un courriel de réponse automatique.

Bien sûr, n’hésitez pas à compléter cette check-list avec des détails plus spécifiques à votre situation.

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