Vous recevez de nombreux e-mails chaque jour ? En tant que professionnel, cela peut être des dizaines, des centaines, peut-être même des milliers… Vous avez tendance à vous laisser envahir par vos courriels ? Vous redoutez le moment d’ouvrir votre boîte de réception et de devoir traiter tous ces messages non lus ? Gérer ses e-mails et ne pas faire exploser son inbox est pourtant tout à fait possible. Mais quel est donc le secret pour ne pas laisser déborder sa boîte courriel, me direz-vous ? Voici les bonnes pratiques pour la gestion de vos e-mails.
Organiser sa boîte mail pour un rangement optimal
La première étape consiste à avoir une bonne organisation au sein de votre boîte courriel professionnelle. Créez-vous des répertoires et sous-répertoires pour classer les e-mails importants à stocker.
Il n’y a pas de structures types. Vous devez trouver ce qui a du sens pour vous et quelle est la meilleure façon de vous organiser pour faciliter la gestion de vos courriels. Toutefois, si vous voulez savoir comment les ordonner, à titre d’exemple, vous pouvez avoir un dossier par projet ou un par type de messages (business, administratif, clients…). Selon votre travail et votre personnalité, vous n’aurez pas la même organisation qu’un autre entrepreneur.
Osez supprimer les e-mails qui n’ont pas vocation à être conservés. Vous n’avez peut-être pas besoin de stocker tous les messages que vous recevez. Un bon système de rangement passe aussi par une boîte épurée.
Si vous travaillez présentement sur un projet dont vous avez besoin de garder des traces écrites, déplacez les échanges d’e-mails importants dans un dossier prévu à cet effet. Une fois le projet terminé, vous pourrez faire le ménage dans vos courriels.
N’hésitez donc pas à revenir de temps en temps dans vos répertoires de sauvegarde pour supprimer les messages obsolètes.
Planifier des moments précis pour vérifier ses e-mails
La principale erreur du travailleur est de laisser sa boîte de messagerie ouverte, d’activer les notifications de réception et d’aller voir ses e-mails dès qu’ils arrivent.
Une telle pratique est à bannir si vous voulez être productif dans votre travail et être efficace dans la gestion de vos courriels. En effet, passer d’une activité à l’autre toutes les 5 minutes n’est pas une bonne habitude.
Mieux vaut vous planifier des plages horaires pour traiter vos nouveaux e-mails. Selon les besoins de votre boîte de réception, vous pouvez prévoir 2 sessions quotidiennes de 15 minutes, 30 ou plus : une le matin et une le soir.
Essayez de ne pas dépasser le temps imparti. Au début, cela nécessitera des ajustements, mais vous saurez rapidement la durée d’une session idéale. À vous de trouver votre rythme !
Traiter tous ses e-mails pour ne pas laisser déborder sa boîte courriel
Maintenant que vous avez prévu vos créneaux horaires pour vérifier vos e-mails, il ne vous reste plus qu’à les traiter… tous !
Vous est-il déjà arrivé de lire un courriel, puis de le repasser en non lu en vous disant que vous vous en occuperez plus tard ? Que celui qui n’a jamais fait cela lève la main !
L’objectif de la boîte de réception n’est pas de stocker les messages, c’est une phase de transition, tout comme la boîte aux lettres en bas de chez vous.
Profitez de votre bloc de temps alloué pour traiter vos courriels un à un et prendre les actions nécessaires pour chacun d’eux. Une fois lu, demandez-vous si cet e-mail est à :
- supprimer ;
- archiver (dans un des répertoires créés précédemment) ;
- traiter (une action est requise).
Si vous devez le traiter et que cela vous prend moins de 2 minutes, faites-le immédiatement (envoyer une réponse, transférer à une tierce personne, planifier un rendez-vous dans votre agenda…). Sinon, ajoutez-vous une tâche dans votre todo list ou votre système de gestion des choses à faire.
De cette façon, vous aurez une boîte de réception vide en partant du bureau chaque soir. N’est-ce pas satisfaisant ?
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Recevoir moins de courriels pour en avoir moins à traiter
Pour ne pas laisser déborder sa boîte courriel, le mieux reste encore de limiter le nombre d’e-mails reçus. Comment faire ?
- Écrire des messages clairs, concis avec toutes les informations nécessaires. Cela évitera des allers-retours inutiles de questions-réponses. Idéalement, les destinataires ne devraient pas avoir besoin d’éclaircissements. En plus de vous faire gagner du temps, c’est aussi le moyen d’assurer un bon service client.
- Se désabonner des infolettres qui ne vous intéressent pas (ou plus).
- Dire aux personnes avec qui vous travaillez si vous n’avez pas besoin d’être mis en copie de certains e-mails.
- Utiliser des outils de gestion de projets collaboratifs pour éviter les échanges de courriels pour suivre l’avancée des tâches.
Tout ce temps gagné sera l’occasion de vous focaliser sur d’autres activités ou de rentrer chez vous plus tôt pour profiter de votre famille.
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Préparer des modèles de réponses pour une gestion efficace des e-mails
Et si vous gagniez du temps au moment de répondre à vos courriels ?
Il est fort probable que vous ayez à fournir régulièrement les mêmes informations à différentes personnes. Utilisez les templates pour des réponses types ou des structures types.
Par exemple, vous pourriez avoir un e-mail déjà préparé pour répondre à une question récurrente, comme les étapes d’un processus.
Un autre exemple pourrait être pour l’envoi des factures à tous vos clients. La structure étant la même, vous pouvez créer une structure type. Il ne vous reste ensuite plus qu’à modifier les quelques informations qui changent dans le titre et le corps du message.
En plus de vous faire gagner du temps, les modèles de réponses vous permettent d’assurer un bon customer care en étant réactif aux demandes en un minimum d’effort.
Configurer un message automatique d’absence pendant vos vacances
Enfin, le dernier conseil pour une bonne gestion de votre boîte courriel est la configuration d’une réponse automatique lorsque vous êtes en congé.
En tant que chef d’entreprise soucieux de votre business, vous avez envie que l’activité continue de tourner lorsque vous partez en vacances. Mais quelle hantise de revenir au bureau, d’ouvrir votre boîte courriel et de voir un nombre faramineux d’e-mails non lus dans votre inbox…
Pour éviter ce genre de situation, préparez un courrier électronique qui sera automatiquement envoyé en retour d’un e-mail reçu. En fournissant les bonnes informations, vous éviterez de surcharger votre boîte de réception et de crouler sous les messages à traiter à votre retour au travail.
Les données à faire figurer :
- les dates de vos congés (début et fin) ;
- la ou les personnes à contacter en votre absence (s’il y en a) ;
- mentionner que vous n’avez pas accès à vos e-mails et que vous les consulterez à votre retour.
Vous avez aussi la possibilité de rediriger automatiquement les messages les plus importants à un collaborateur ou une adjointe administrative.
Bonus : l’autre solution pour bien gérer ses courriels
Vous savez maintenant comment ne plus laisser déborder votre boîte courriel. Mais voici une toute dernière chose à savoir…
Gérer ses e-mails prend du temps et de l’énergie. Que ce soit pour le suivi de vos clients, de vos fournisseurs ou prestataires, confier votre boîte courriel à une adjointe virtuelle vous fera gagner un temps précieux et une réelle tranquillité d’esprit.
En effet, vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous disposerez de plus de temps libre sans que votre activité en pâtisse. Les délais de réponses seront même réduits. Les factures et documents seront envoyés en temps et en heure. Quel bonheur et quelle sérénité d’esprit, non ?
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