Déléguer pour une Courte Durée : 1 Solution, Plusieurs Situations

Dans la vie d’une entreprise, il existe de nombreuses situations où le dirigeant et son équipe auraient besoin d’aide pour effectuer certaines tâches : surcharge de travail ponctuelle, absence d’un salarié, manque de main-d’œuvre… Mais le fait de déléguer pour une courte durée ne vient pas toujours à l’esprit des entrepreneurs. Ils n’y pensent pas ou croient qu’externaliser de façon ponctuelle ne serait pas avantageux pour eux. Pourtant, sous-traiter pour une durée limitée dans le temps est la solution idéale à de nombreux problèmes auxquels peut faire face une entreprise. Et voici pourquoi…

Dans quels cas est-ce intéressant de déléguer de façon ponctuelle ?

Externaliser une tâche ne signifie pas nécessairement établir un contrat de longue durée. Il existe plusieurs situations où un contrat de courte durée est beaucoup plus adapté.

Cas n°1 : Pallier la pénurie de main-d’œuvre en déléguant pour une courte durée

Ce n’est pas un secret, le manque de main-d’œuvre au Québec fait souffrir de nombreux entrepreneurs. Tous les secteurs sont touchés par cette carence qui a de lourdes conséquences sur les entreprises.

En attendant de trouver et recruter le bon employé, déléguer pour une courte durée est tout à fait possible. Pendant ce laps de temps de recherche, vous pouvez confier les tâches à exécuter à un prestataire de service. Cela vous permet d’alléger votre charge de travail, d’avoir l’esprit plus serein et de prendre le temps nécessaire pour chercher votre futur salarié.

Cas n°2 : Répondre à un besoin ponctuel en externalisant pour une durée limitée

Dans la vie d’une entreprise, il arrive qu’il y ait des besoins ponctuels, comme l’organisation d’un événement corporatif ou d’un voyage d’affaires, par exemple. Pour gérer ce type de travail, il n’est pas utile de créer un poste en interne ou d’utiliser le temps d’un salarié dont ce n’est pas la spécialité.

Faire appel à un indépendant pour une tâche bien spécifique prend tout son sens ici. En plus d’être plus avantageux financièrement, le travail sera effectué par un prestataire expert en la matière.

Cas n°3 : Remplacer l’absence d’un salarié en sous-traitant occasionnellement

Quand un salarié part en arrêt maladie ou en vacances, il laisse derrière lui un travail inachevé, voire pas du tout commencé. Si l’absence n’est que de quelques jours, cela peut encore être absorbé en interne, mais si l’indisponibilité est plus longue, la meilleure solution pour ne pas accumuler de retard reste d’externaliser le travail.

Cas n°4 : Assurer une période de surcharge de travail en déléguant de façon épisodique

Une autre situation à laquelle un chef d’entreprise peut faire face, c’est la surcharge de travail temporaire. Lancement d’un nouveau projet, période d’intense activité saisonnière, demande accrue de clients, déclarations de fin d’année fiscale, etc., il arrive que des pics d’activité se fassent ressentir et surchargent toute l’équipe d’une entreprise.
Ne pouvant pas assurer la charge de travail en interne sans épuiser vos employés, nous vous conseillons d’opter pour la délégation de courte durée. Cela vous permet de répondre au besoin en préservant la santé de vos salariés. Par exemple, faire appel à une adjointe virtuelle est parfaitement adapté si vous avez besoin d’un soutien ponctuel pour vos tâches administratives.

Quels sont les avantages à déléguer pour une courte durée ?

En plus de résoudre des problématiques liées aux situations que nous venons de voir, externaliser de façon occasionnelle offre de nombreux avantages pour l’entreprise. Alors, pourquoi déléguer pour une courte durée ?

Déléguer ponctuellement réduit les coûts

Le premier bénéfice à externaliser de façon sporadique est la réduction des coûts. En effet, faire appel à un indépendant diminue les charges liées au personnel. Cela représente des économies sur la location des locaux, les assurances souscrites, les charges salariales, les coûts de formation…

Déléguer pour une courte durée est généralement moins coûteux que d’embaucher un nouvel employé de façon permanente.

Externaliser pour une courte durée optimise la productivité des salariés

La délégation des tâches chronophages à faible valeur ajoutée permet à chacun des salariés (chef d’entreprise y compris) de se focaliser sur leur plus-value et d’être plus productif.

Bénéfice non négligeable, en mettant leur énergie sur l’activité où ils sont créateurs de valeur, ils participent à l’augmentation du chiffre d’affaires et à la satisfaction client.

De plus, les employés de l’entreprise sont davantage concentrés et moins tentés de faire du multitâche (ce qui nuit à leur productivité).

Sous-traiter de manière épisodique permet de bénéficier d’une expertise spécifique

Certaines tâches demandent une expertise spécifique dont ne dispose pas nécessairement l’entreprise. Cela peut être le cas de la comptabilité, par exemple. Faire le choix de déléguer pour une courte durée est la solution idéale. Le travail sera de meilleure qualité, réalisé plus rapidement et les erreurs seront grandement réduites.

Si vous n’avez encore jamais eu recours à la délégation, nous vous invitons à lire notre article sur les premières tâches que vous pouvez externaliser.

Comment déléguer pour une durée limitée efficacement ?

Contrairement à une délégation à long terme, l’externalisation de courte durée lève un challenge bien précis : cela nécessite une prise de fonction rapide du prestataire de service. Le manager de l’entreprise dispose donc de moins de temps pour lui faire passer les informations de mission.

Déléguer de façon efficace requiert un minimum de bonnes pratiques à connaître. Les voici.

Identifier les tâches à déléguer

Avant de partir à la recherche de votre prestataire, il faut savoir pour quelles tâches vous avez besoin de lui. Cela permet d’identifier les qualités requises et les compétences nécessaires pour ce travail et ainsi choisir le bon profil. C’est aussi l’occasion de mettre au clair ce que vous attendez de cette collaboration. Ce petit travail de préparation en amont vous sera bien utile pour les étapes suivantes.

Choisir le prestataire de service

Lorsque vous choisissez votre prestataire pour un besoin ponctuel, gardez en tête que vous allez faire appel à lui pour une mission de courte durée. Il doit donc avoir les qualités qui s’y prêtent.

Le profil idéal est une personne :

• experte dans son domaine ;
• réactive ;
• qui s’adapte facilement ;
• capable de comprendre rapidement ce qu’on lui demande.

Définir des objectifs clairs

Pour que la personne à qui vous allez déléguer une ou plusieurs tâches ponctuelles soit rapidement opérationnelle, il est important de lui communiquer des objectifs et des attentes clairs. Cela évitera qu’elle parte dans une mauvaise direction et qu’elle doive refaire le travail. Éviter une perte de temps inutile est primordial dans le monde du travail, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’une délégation de courte durée.

Communiquer régulièrement

La communication est un point central dans toutes collaborations, y compris pour une collaboration temporaire. En effet, cela permet de suivre l’avancement du travail, d’échanger sur d’éventuels points flous et de réajuster les attentes ou réexpliquer les directives si tout n’était pas clair.

Anticiper avec la mise en place de procédures

Une pratique trop souvent négligée en entreprise est la mise en place de procédures qui définissent clairement le déroulement d’un travail. Cela permet de ne rien oublier, de s’assurer que tout est fait de façon homogène et de gagner beaucoup de temps. C’est aussi le meilleur moyen pour qu’un prestataire externe à l’entreprise puisse travailler dans des conditions optimales.

La procédure doit :

• expliciter l’objectif du travail ;
• définir les étapes de réalisation ;
• détailler comment faire chacune des étapes ;
• regrouper toutes les données utiles pour réaliser le travail (lien vers des outils, templates, coordonnées des contacts…).

Vous souhaitez déléguer pour une courte durée ? L’équipe AB Solutions se tient à votre disposition pour discuter de vos besoins. N’hésitez pas à nous contacter.