Que ce soit par manque de compétences, de temps ou à cause de la difficulté à recruter dû à la pénurie de main-d’œuvre, toute entreprise n’a pas toujours la possibilité de réaliser sa comptabilité en interne. Déléguer sa comptabilité d’entreprise à un prestataire externe se place alors comme la solution idéale. Mais quelles tâches pouvez-vous déléguer ? Et à qui ? C’est ce que nous allons voir.
Quelles sont les obligations comptables d’une entreprise ?
La législation québécoise impose certaines règles en termes de comptabilité quant à la gestion d’une entreprise. Parmi elles, on notera la tenue de livres, la conservation des dossiers et la production des états financiers.
La tenue de livres
Une PME doit tenir dans un registre mensuel les écritures comptables incluant toutes les transactions quotidiennes (revenus et dépenses). En plus d’assurer un suivi précis des entrées et des sorties et d’avoir une vision claire de l’état de l’entreprise, ces registres comptables serviront également à remplir les déclarations à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec conformément à la loi.
Outre le fait de répondre aux exigences des autorités, la tenue de livres comptables permet aussi de :
- relever rapidement les incohérences ;
- éviter les erreurs ;
- contrôler les liquidités ;
- suivre les performances de l’entreprise ;
- mieux gérer la société.
Déléguer sa comptabilité d’entreprise (comme la tenue de livres) à un spécialiste offre ainsi des avantages indéniables en matière de conformité et d’évolution.
La conservation des dossiers
À des fins de contrôles de comptabilité, les déclarations de revenus, les registres comptables, ainsi que les justificatifs afférents (chèques, factures de vente, factures de dépenses professionnelles, bordereaux de dépôts, relevés de banque, relevés de commission…) doivent être conservés pendant une période de 6 ans. À noter que ce délai de conservation des registres peut être différent dans certains cas listés sur le site du Gouvernement.
Pour être sûr de ne pas égarer de documents importants ou vous retrouver avec des factures illisibles dues au temps qui passe, nous vous recommandons de les scanner et de stocker vos fichiers de façon organisée sur le nuage.
Les états financiers
Chaque année, l’entreprise doit également produire des états financiers. Ces documents donnent les informations quant à la situation financière à un instant T et permettent d’établir un diagnostic financier de l’entreprise. Ils seront utilisés lors de la fermeture d’année comptable et font partie des pièces à conserver en cas de contrôle.
Ces documents peuvent être produits pour différentes périodes (annuel, semestriel, trimestriel, mensuel). Les états financiers annuels couvrent le dernier exercice de l’entreprise, tandis que les autres sont des états financiers intermédiaires.
D’une manière générale, nous vous invitons à consulter le site du Gouvernement du Canada et plus spécifiquement la page relative à vos responsabilités et aux exigences liées aux registres pour de plus amples informations.
Peut-on déléguer sa comptabilité d’entreprise ?
Toute activité comptable peut être réalisée en interne ou déléguée. Il n’y a pas d’obligations légales. Quelle que soit l’option choisie, le chef de l’entreprise conserve tout de même la responsabilité de l’établissement des comptes.
La gestion comptable requiert des connaissances et des compétences spécifiques. En déléguant la comptabilité de son entreprise, le dirigeant s’assure qu’elle est faite en bonne et due forme, conformément aux normes en vigueur. Il évite également de perdre du temps sur une activité qui ne relève pas de son domaine d’expertise et allège sa charge mentale.
Déléguer sa comptabilité d’entreprise, c’est aussi :
- Moins d’oublis, moins d’erreurs.
- Des données prêtes et précises pour les déclarations de fin d’année.
- Des documents conformes et bien rangés en cas de vérification par les autorités.
- Des économies réalisées grâce à l’optimisation de la comptabilité.
Au vu de la pénurie de techniciens comptables au Canada, et plus spécifiquement au Québec, il se peut que vous ayez des difficultés à recruter un employé. Notez que vous trouverez plus facilement un indépendant à qui externaliser la comptabilité qu’un salarié à embaucher. En faisant appel à un technicien comptable externe, vous réalisez aussi de belles économies puisque vous le rémunérez en fonction du travail effectué.
À qui déléguer sa comptabilité d’entreprise ?
La comptabilité d’entreprise fait partie des premières tâches à externaliser. Selon la nature de l’activité, elle peut être confiée à un technicien comptable ou doit être déléguée à un comptable professionnel agréé (CPA).
La tenue des livres peut être externalisée à un technicien en comptabilité. Grâce à sa rigueur, son autonomie et son organisation, il enregistre consciencieusement les écritures comptables tout au long de l’année et prépare ainsi tout le travail en amont qui sera utile en fin d’année fiscale lors de la clôture comptable.
La délégation des états financiers de fin d’exercice ne peut se faire que vers un comptable agréé. Ils doivent être conformes aux principes comptables. Les états financiers intermédiaires peuvent, quant à eux, être réalisés par un technicien comptable.
Quels travaux comptables peut-on déléguer à un technicien comptable ?
En plus de vous faire gagner du temps, confier la gestion de votre comptabilité à un technicien comptable vous évitera bien des soucis et des erreurs. En cas de vérification fiscale, tout sera en ordre. En effet, les registres comptables peuvent être demandés par Revenu Québec et Revenu Canada pour procéder à des vérifications. En ayant fait appel à un professionnel pour les réaliser, vous aurez l’esprit beaucoup plus tranquille.
La conciliation bancaire est un processus qui confronte les livres comptables et les relevés bancaires. Elle permet de s’assurer que les deux sont en adéquation. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle entre dans les bonnes pratiques comptables pour une tenue de livres impeccable. Elle peut être externalisée à un technicien comptable, au même titre que la tenue de livres.
Voici quelques-unes des tâches que vous pouvez déléguer à un technicien comptable :
- Préparation des factures des clients ;
- Préparation des paies pour les salariés ;
- Paiement des fournisseurs ;
- Production des déclarations de revenus ;
- Tenue des livres ;
- Contrôle des écritures comptables ;
- Classement des documents comptables et fiscaux ;
- Réalisation des inventaires ;
- Aide à la constitution du budget ;
- Réalisation des rapports financiers ;
- Préparation et contrôle des écritures de fin d’exercice ;
- Calcul des coûts de production ;
- Conciliation des comptes bancaires ;
- Suivi des comptes clients ;
- Gestion des démarches de recouvrement des impayés.
Vous souhaitez déléguer votre comptabilité d’entreprise ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous. Nos techniciens comptables sont à votre écoute.
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