Organiser les Fichiers de son Ordinateur | Productivité ++

Vous est-il déjà arrivé de chercher un document numérique pendant de longues minutes, peut-être même pendant des heures ? Avec de la chance, vous êtes finalement arrivé à mettre la main dessus, mais cela vous a fait perdre un temps précieux, a fait monter votre stress et a retardé votre travail. Sans un minimum d’organisation, un ordinateur peut vite ressembler à un bureau mal rangé où tous les papiers forment une sorte de pile anarchique. Impossible d’être productif au travail dans ces conditions. Organiser les fichiers de son ordinateur est donc primordial. Mais comment faire ? C’est ce que nous allons voir tout de suite…

Les critères d’un bon classement administratif numérique

1. Éviter les innombrables versions d’un même fichier

Des brouillons qui traînent sur le bureau, des fichiers en double… Rien de tel pour s’emmêler les pinceaux, perdre du temps et ne pas retrouver le bon document sur lequel travailler. Prenez l’habitude de n’avoir qu’une seule version et de supprimer celles qui n’ont plus lieu d’être.

Les outils en ligne permettent de s’assurer de travailler sur un fichier unique (le bon), mais aussi d’y travailler à plusieurs en même temps. La suite Google est très pratique pour cela : traitements de texte, tableurs, présentations, etc., les logiciels de base sont à votre disposition.

2. Partir du concept le plus large et affiner

Comme une carte de route qui vous donne les grands axes, puis les routes moyennes et enfin les petites ruelles, l’arborescence de votre classement numérique doit être pensée en entonnoir. Les grands thèmes sont tout en haut de l’arbre, puis plus on descend, plus ils se précisent.

Par exemple, vous pourriez avoir une catégorie Administration et une autre Services. Sous Administration, il y aurait une sous-catégorie Finances et une autre RH. Puis sous Finances, il y aurait les sous-dossiers Dépenses, Fournisseurs, Assurance, Impôts…

Retrouvez cet exemple illustré dans notre guide gratuit pour optimiser votre classement administratif.

3. Avoir de la cohérence pour la nomenclature

Afin de naviguer dans votre arborescence facilement et d’avoir une cohérence globale, faites en sorte d’utiliser toujours les mêmes mots pour un même concept.

Par exemple, si vous avez plusieurs dossiers Salaires répartis dans différentes catégories, faites attention à ce qu’ils aient le même nom partout. Évitez d’avoir un Salaires, un Paye, un Paie et un Bulletins de Paie.

Soyez également strict sur la syntaxe des noms des fichiers. Si vous en nommez un Facture-ClientA, respectez la même construction pour tous les autres. Ne nommez pas le suivant ClientB-Facture, mais Facture-ClientB.

4. Organiser les fichiers de son ordinateur de façon très simple

Le but est de retrouver vos documents facilement, sans perte de temps et sans devoir ouvrir plusieurs répertoires. Pour cela, nous vous recommandons de choisir des noms de catégories et de dossiers simples et le plus court possible.

Sachant que les premières lignes de l’arborescence sont celles que vous allez ouvrir le plus souvent, nous vous conseillons également d’avoir seulement 2 ou 3 catégories principales maximum. Les sous-catégories peuvent ensuite être plus nombreuses.

Tout ceci vous permet de naviguer dans vos répertoires très rapidement.

Comment bien organiser les fichiers de son ordinateur ?

Votre méthode de classement numérique ne sera pas la même que celle de l’entreprise d’en face. En fonction de votre activité, il y aura une organisation plus logique et efficace. À vous de voir celle qui vous correspond le mieux. Nous vous recommandons toutefois d’établir les deux premières lignes (catégories et sous-catégories) par thématique. Ensuite, vous pourriez vouloir continuer par type d’activité ou organiser vos dossiers par date, par zone géographique ou encore par nom de clients…

• Le classement par date est idéal pour les factures à ranger sous l’année fiscale concernée.
• Le classement par zone géographique pourrait être une bonne idée si vous gérez une chaîne de magasins répartis dans plusieurs villes, par exemple.
• Le classement par nom de clients ou de fournisseurs est un incontournable qui fonctionne très bien et s’applique à toutes les entreprises.

D’autre part, vos documents ont un cycle de vie. Il est probable qu’à sa création, un fichier soit rangé dans un dossier pour en changer plus tard, lors d’une phase d’archivage. Par exemple, lorsqu’un projet est en cours, les documents qui y sont liés se trouvent dans un dossier principal. Une fois le projet terminé, il est bon de sauvegarder tout le répertoire et de l’archiver pour conservation sous un dossier de type « Archives ».

Chez AB Solutions Admin, notre équipe vous accompagne et réalise votre classification si vous en avez besoin.

Les avantages d’un bon classement de dossiers administratifs informatiques

Organiser les fichiers de son ordinateur aide à les retrouver facilement, certes, mais quelles en sont les autres conséquences positives ?

• Gain de temps : tout est à portée de clic ;
• Gain en productivité ;
• Esprit plus serein et moins de stress ;
• Meilleure interaction avec ses collaborateurs, clients et prestataires de service ;
• Sécurité : pas de perte de documents.

À la fin du mois, lorsque vous devrez procéder au paiement de vos fournisseurs, votre travail administratif vous prendra bien moins de temps.

En fin d’année, vous serez ravi de retrouver facilement tous les fichiers dont vous avez besoin pour votre déclaration de revenus de société.

Et quel bonheur chaque jour de savoir exactement où sont rangés les documents dont vous avez besoin pour votre travail !

Tout comme le classement de vos courriers numériques contribue à une bonne gestion de votre boîte courriel, le rangement de vos fichiers informatiques participe au bon management de votre travail.

Où peut-on ranger ses fichiers ?

Classer ses documents sur l’ordinateur

Pour un classement de fichiers optimal, nous vous recommandons de ne pas stocker vos fichiers sur le bureau de votre ordinateur. Aussi tentant que cela puisse être, c’est une pratique entraînant de mauvaises habitudes. Le bureau n’est pas un espace de rangement !

Enregistrer plutôt vos fichiers sur votre disque dur interne ou externe en suivant une arborescence logique, comme nous l’avons vu plus haut.

Stocker ses fichiers en nuage

Vous pouvez également enregistrer vos documents numériques en nuage. Cela vous offre plusieurs avantages :

• Facilite le travail en équipe ;
• Rend accessible vos fichiers de n’importe quel ordinateur, téléphone, lieu… ;
• Évite les pertes.

Quelle que soit votre solution de stockage, une arborescence bien structurée et claire est la clé d’une bonne organisation de fichiers.

Alors prêt pour un petit rangement ? Pour optimiser votre classement administratif, téléchargez gratuitement notre guide ici.