La gestion des tâches administratives peut être une véritable corvée pour de nombreux entrepreneurs. Les montagnes de paperasse, les formulaires à remplir, les factures à gérer… Tout cela peut rapidement devenir chronophage et détourner l’attention des activités essentielles de l’entreprise. Heureusement, il existe une solution : déléguer les tâches administratives. En confiant cette activité à des professionnels qualifiés, vous dites adieu à la paperasse et libérez du temps précieux pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise. La délégation des tâches administratives vous permet de bénéficier de l’expertise et de l’efficacité d’une équipe dédiée, qui s’occupera de toutes les formalités et de la gestion quotidienne, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Aujourd’hui, nous explorons avec vous les nombreux avantages de la délégation des tâches administratives et partageons nos conseils pratiques pour optimiser ce processus. Prêt à dire adieu à la paperasse ?
Les tâches administratives ne plaisent pas à tout le monde !
Bien qu’elles occupent une place essentielle dans le fonctionnement quotidien des entreprises, les tâches administratives ne sont pas au goût de tout le monde. De nombreux entrepreneurs les boudent et s’y mettent à contrecœur.
Des activités aussi diverses que variées
Gestion des documents, tenue des registres, facturation, déclarations administratives, planification de réunions, coordination des agendas… Les tâches administratives incluent un large éventail d’activités indispensables pour une entreprise. Impossible de négliger sa comptabilité, de faire l’impasse sur ses déclarations de revenus à l’ARC ou encore de mal gérer ses documents ou ses rendez-vous. En plus de ses responsabilités de dirigeant, le chef d’entreprise ne peut pas tout gérer seul. En outre, ses employés ne sont pas nécessairement experts pour reprendre ce type de tâches.
L’administratif demande du temps et des connaissances
L’accomplissement des tâches administratives requiert du temps et de l’expertise. Un travail confié à une personne dont ce n’est pas la spécialité prendra beaucoup plus de temps à être réalisé et le risque d’erreurs sera plus grand, ce qui aura un impact conséquent sur la productivité et la croissance de l’entreprise.
Des tâches pas toujours plaisantes (enfin, ça dépend pour qui)
Lorsqu’il s’agit des tâches administratives, on ne va pas se le cacher, la plupart des personnes ont tendance à procrastiner. Les papiers à remplir, les chiffres à vérifier, les appels téléphoniques à passer…, cela ne plait pas à tout le monde ! Pourtant, ce doit être fait (et bien fait).
Les tâches administratives sont souvent perçues comme ingrates par certains. Heureusement, ce n’est pas le cas chez AB Solutions Admin. Nos adjointes virtuelles les apprécient et se font un plaisir de vous décharger de cette responsabilité. 
N’hésitez pas à nous contacter si vous envisagez de déléguer vos tâches administratives.
Les (nombreux) avantages à déléguer les tâches administratives
Qu’elles soient de petite, moyenne ou grande taille, les entreprises ont de nombreux bénéfices à tirer de la délégation de leurs tâches administratives.
Plus de temps, des ressources mieux utilisées
Le premier avantage qui vient à l’esprit lorsque l’on parle de déléguer les tâches administratives est la libération du temps et des ressources.
En effet, cette épine du pied en moins, les employés et le chef d’entreprise peuvent se concentrer davantage sur les aspects essentiels de leur travail, investir leurs efforts là où leur expertise est indispensable et laisser libre cours à leur créativité :
Prise de décisions stratégiques.
Développement de produits.
Interactions avec les clients.
Planification de projets.
Et bien d’autres…
Avec plus de temps à disposition, les salariés ont également la possibilité de renforcer leurs connaissances ou de développer de nouvelles compétences qui profiteront à l’entreprise.
Moins de stress, meilleure qualité de vie professionnelle (et privée)
La gestion des tâches administratives peut être source de stress pour de nombreux employés. Entre démotivation et surcharge de travail, leur épanouissement professionnel et leur productivité sont entravés. En confiant ces tâches à des services spécialisés externes, les salariés peuvent se concentrer sur des activités plus stimulantes et créatives. C’est donc un bon moyen pour prévenir l’épuisement professionnel et accroître la satisfaction de vos salariés.
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Efficacité décuplée, productivité accrue
Un expert dans son domaine accomplit une tâche plus rapidement tout en garantissant une excellente qualité. Cela s’applique aussi bien aux tâches déléguées à des prestataires externes qu’aux tâches réalisées en interne.
En déléguant les tâches administratives à une adjointe virtuelle, celles-ci sont réalisées avec précision et expertise. Quant aux salariés de l’entreprise, ils peuvent réaliser leurs propres tâches de façon plus efficace.
Ainsi, l’ensemble des activités de l’entreprise en bénéficie et s’en trouve optimisé.
Comment externaliser les tâches administratives de façon efficace ?
Une tâche déléguée avec efficacité est essentielle pour garantir une exécution optimale et sans encombre. Voici donc quelques clés pour réussir votre délégation.
Identification des tâches à déléguer
La première étape consiste à identifier les tâches administratives qui peuvent être déléguées.
Faites une évaluation approfondie de vos responsabilités, puis confrontez les tâches qui en découlent avec vos propres compétences et disponibilités. Vous identifierez facilement celles qu’il est judicieux de déléguer. Nous vous conseillons de faire le même exercice avec les responsabilités de vos salariés. En effet, il est fort probable que certains employés soient en charge d’une activité qui n’est pas dans leur domaine d’expertise. Dans ce cas, réaffecter les tâches aux bonnes personnes ou les externaliser fera gagner en efficacité.
Si vous n’avez encore jamais fait appel à un prestataire externe, vous pouvez commencer par lui confier quelques tâches pouvant être déléguées facilement. Vous prendrez ainsi confiance et apprendrez à travailler progressivement avec lui.
Sélection du prestataire
Une fois les tâches identifiées, il est temps de choisir la personne à qui vous allez les déléguer.
Listez les compétences et les qualifications requises en fonction de vos besoins. N’hésitez pas à lui demander ses références, à consulter ses avis clients…
Estimez la charge de travail que ces tâches représentent. Cela vous permettra de discuter du nombre d’heures nécessaires par semaine ou par mois avec votre futur prestataire.
Évaluez sa façon de communiquer et fiez-vous à votre ressenti. Vous allez être amené à échanger régulièrement, il est donc primordial que le courant passe bien entre vous pour que l’ambiance soit agréable et la collaboration efficace.
Étant donné qu’il s’agit de déléguer des tâches administratives, et donc des données sensibles, assurez-vous que le prestataire a mis en place les mesures de sécurité et de confidentialité appropriées.
Communication claire des attentes et des responsabilités
Afin que la délégation des tâches soit efficace, vous devez être au clair quant aux attentes et aux responsabilités de chacun. Définissez les objectifs, les résultats attendus, les délais et les exigences de qualité. Prenez également note des demandes de votre prestataire et veillez à les respecter. Par exemple, s’il a besoin d’information de votre part pour réaliser ses tâches, il est important que vous puissiez lui apporter les réponses ou les documents demandés en temps et en heure.
Suivi de la collaboration
Ne négligez pas les discussions régulières avec votre prestataire. Faire le point de temps en temps permet de :
réajuster les exigences si nécessaire ;
discuter de potentielles difficultés ;
répondre à des questions que l’on n’aurait pas pris le temps de poser par écrit ;
développer la collaboration sur le long terme.
Vous souhaitez déléguer vos tâches administratives ?
Vous manquez de temps pour vous concentrer sur les activités stratégiques de l’entreprise ?
Vous n’êtes pas expert de l’administratif ?
Vous ne trouvez aucune plus-value à exécuter les tâches administratives vous-même ?
Il est peut-être temps de déléguer les tâches administratives de votre entreprise ! Ainsi, vous :
travaillerez davantage dans votre domaine d’expertise ;
retrouverez du temps pour interagir avec vos clients, développer de nouveaux partenariats, explorer de nouvelles opportunités de croissance… ;
ne vous encombrerez plus des détails administratifs ;
serez moins stressé et plus productif.
Et cerise sur le gâteau, les tâches administratives seront accomplies par des professionnels qualifiés !
Chez AB Solutions Admin, nous fonctionnons d’une manière unique pour offrir à nos clients un service flexible et personnalisé. En tant que prestataires de services indépendants, nos assistantes administratives, adjointes virtuelles et techniciens comptables ne sont pas liés par des horaires de bureau traditionnels. Cette flexibilité nous permet de nous adapter aux besoins spécifiques de nos clients et de leur offrir un support administratif sur mesure.
Avec AB Solutions Admin, vous choisissez les plages horaires qui vous conviennent le mieux. Chacune des parties s’engage à les respecter pour garantir une collaboration fluide, efficace et un service de qualité optimale. Ainsi, vous pouvez compter sur notre entière disponibilité et notre attention dédiée pendant ces plages horaires.
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