Organiser un Événement Corporatif en Présentiel réussi

Anniversaire de la société, fête de Noël, lancement d’un nouveau produit, clôture d’un projet ou tout simplement féliciter vos employés, les occasions ne manquent pas pour proposer à vos équipes un événement corporate. Afin que cette expérience leur soit agréable et que tout le monde reparte de cette journée, soirée ou week-end satisfait, encore faut-il avoir bien anticipé son organisation. Voici donc tout ce à quoi vous devez penser pour organiser un événement corporatif en présentiel.

Liste des tâches à faire pour organiser un événement corporatif

Aucun événement ne se ressemble, mais les étapes d’organisation suivent sensiblement la même trame. Vous souhaitez organiser un événement corporatif sans rien oublier ? Voici un aide-mémoire étape par étape :

Choisir le type d’événement à organiser.
Définir le budget alloué.
Lister tous les intervenants et équipements requis.
Fixer la date et l’heure.
Faire une liste des lieux possibles.
Vérifier les disponibilités.
Réserver le lieu.
Réserver les transports et le logement si besoin.
Contacter les différents prestataires (informaticien, traiteur, animateur, photographe…).
Obtenir les autorisations en cas d’événements dans des lieux publics.
S’assurer des règles sanitaires en cours.
Définir le déroulement des activités.
Communiquer l’événement auprès de vos collaborateurs.

Si vous devez organiser des événements d’entreprise régulièrement, nous vous conseillons de lister ces étapes dans un outil collaboratif et de les enrichir afin de ne rien oublier et de permettre à vos collègues de prendre la relève en votre absence.

Vous pouvez également gagner du temps et vous décharger de cette tâche en la déléguant à une équipe d’adjointes virtuelles, comme AB Solutions Admin.

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Les points clés pour réussir l’organisation d’un événement corporatif

Pour qu’un événement corporatif soit réussi, il faut un minimum d’organisation. La feuille de route en 13 étapes ci-dessus vous aidera à ne rien oublier. Pour la compléter, voici quelques points essentiels à connaître.

Identifier l’objectif de l’événement

Avant de se lancer dans l’organisation d’un événement corporatif, il convient de déterminer son objectif précis. Quel est son but ?

Remercier les collaborateurs.
Rapprocher les équipes.
Fêter un départ en retraite ou l’arrivée d’un nouveau membre.
Célébrer un anniversaire, une fête.
Engager les employés autour d’une activité responsable.
Communiquer les objectifs de l’entreprise pour l’année à venir.
Former les équipes à de nouvelles connaissances.
Etc.

S’organiser à l’avance

Selon l’ampleur de l’événement à organiser, plusieurs semaines, voire plusieurs mois peuvent être nécessaires afin de ne rien laisser au hasard. En vous en occupant à l’avance, vous aurez l’embarras du choix des lieux, des prestataires, des dates, etc. Vous maximisez ainsi les chances de réussir votre événement corporatif et vous le préparez en toute tranquillité.

La mise en place d’un rétroplanning est bien utile pour être sûr de réaliser chaque étape dans les temps.

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Anticiper les problèmes

Que ce soit une crise sanitaire, une météo peu clémente ou encore un imprévu au travail, les raisons qui viendraient perturber le bon déroulement d’un événement sont nombreuses. Même s’il n’est pas possible de tout anticiper, mieux vaut se poser les bonnes questions en amont pour ne pas être pris au dépourvu.

Que se passe-t-il en cas d’indisponibilité du lieu, des prestataires ? Y a-t-il une assurance ? Une possibilité de report ? Le remboursement est-il total ? Y a-t-il une alternative ?
Est-il possible d’annuler ou de reporter un événement auprès des prestataires ? Quels sont les frais à prévoir dans ce cas ?
Si du matériel est nécessaire, qui le fournit ?
Si l’événement se passe en extérieur, y a-t-il une solution de repli en cas de mauvais temps ?

Ne laisser aucun détail de côté

Afin que l’événement se déroule le mieux possible, en plus d’anticiper les problèmes, veillez aux détails. Vous y gagnerez de la sérénité d’esprit et votre budget n’en sera que mieux maîtrisé.

Vous organisez un week-end d’entreprise ? Comment les participants vont-ils s’y rendre ? Par leurs propres moyens ? En transport en commun fourni par la société ?

Vous prévoyez un séminaire dans un théâtre ? Quelles sont les règles à respecter ?

Vous préparez un team building en extérieur ? Y a-t-il besoin d’assurances spécifiques ?

Quelques idées d’événements internes d’entreprises pour vous inspirer

Vous souhaitez organiser un événement corporatif en présentiel, mais vous êtes en manque d’inspiration ? Voici une sélection d’idées.

Team building pour renforcer l’esprit d’équipe

Pour motiver vos équipes et resserrer les liens entre les membres, rien de mieux qu’un team building. Les idées sont multiples et variées :

Challenge sportif de type olympiades.
Rallye découverte.
Escape game.

Événement détente pour relâcher la pression

Certaines périodes de l’année sont plus intenses que d’autres. Lorsque tout le monde a besoin de décompresser après un gros projet, pourquoi ne pas proposer une journée de relaxation ?

Journée au spa.
Atelier culinaire.
Week-end d’escapade.

Activité responsable pour allier team building et RSE

Pour les entreprises qui souhaitent faire d’une pierre deux coups, voici des idées d’activités qui renforcent la cohésion les participants et entrent dans les objectifs de la responsabilité sociale des entreprises :

Une journée nettoyage des espaces verts (forêt, bord de rivière…).
Une après-midi aménagement d’un lieu écologique (jardin en permaculture, salle de classe éco-responsable…).
Quelques heures pour donner un coup de main à une association.

Séminaire d’entreprise pour communiquer vos messages

Exposer les futurs objectifs de la société et remercier vos collaborateurs peut se faire de façon plus originale que par une simple présentation dans une salle de conférence. En ajoutant des activités annexes, vous motivez les participants, leur laissez un souvenir mémorable et les encouragez à être encore plus investis dans leur travail.

Avez-vous pensé à :

compléter le séminaire par une après-midi excursion culturelle ou sportive ;
choisir un lieu atypique pour l’événement, comme une sortie en bateau ou encore une galerie d’art ;
organiser un événement corporatif lors d’un week-end à l’étranger ou dans une autre province pour profiter du dépaysement ?

Un événement professionnel réussi, des participants ravis, une entreprise qui fleurit

Un événement corporatif doit toujours créer de la valeur.

De l’efficacité des équipes découle la performance d’une entreprise. Organiser un événement professionnel, de type team building ou voyage d’entreprise, rapproche les collaborateurs, renforce les liens et développe l’esprit d’équipe. Cela a une conséquence directe sur leur façon de travailler ensemble.

La formation continue au travers de séminaires d’entreprise est aussi une bonne occasion pour développer les compétences que chacun saura mettre à profit dans les projets à venir.

Une entreprise où l’employé est reconnu et ses réussites mises en valeur est une entreprise envers laquelle il se sent engagé. En plus de célébrer les accomplissements de la société, il est donc important de mettre au-devant de la scène le travail de chacun.

Organiser un événement corporatif, c’est développer une culture d’entreprise, relancer la motivation de vos collaborateurs et renouveler leur attachement à la société. Cela portera ses fruits sur les résultats de la société.

Maintenant que les rencontres en présentiel sont possibles, autant les privilégier, car elles ont l’avantage de décupler les effets par rapport à un événement virtuel.

⌚️ Vous n’avez pas le temps, l’envie ou les connaissances pour organiser un événement corporatif en présentiel ? L’équipe AB Solutions Admin s’en occupe pour vous.