Travailler en Multitâche : Bonne ou Mauvaise Pratique ?

Exécuter plusieurs tâches simultanément, ça fait rêver ! Tout chef d’entreprise a déjà essayé de travailler en multitâche pour venir à bout des innombrables activités qui lui incombent. Peut-être faites-vous partie de ceux qui jonglent entre les futurs projets à mettre en place, le suivi client, les papiers administratifs, la gestion de ses réseaux sociaux… Tout ceci est chronophage, épuisant et contre-productif. Si vous avez beaucoup de choses à faire au sein de votre société, que vous trouvez que rien n’avance assez vite ni assez bien, il y a une raison.

Travailler sur plusieurs choses en même temps, est-ce une bonne pratique ? Le multitâche est-il productif ? Quelles sont les solutions pour faire avancer plusieurs tâches en parallèle ? C’est ce que l’on va voir tout de suite !

Mythe ou réalité : travailler en multitâche est-ce vraiment possible ?

Si l’être humain pouvait travailler en multitâche, cela voudrait dire que son cerveau serait capable de traiter plusieurs tâches exactement en même temps. Plutôt sympathique comme programme, non ? Mais la réalité est tout autre…

Les recherches neuroscientifiques prouvent que notre formidable machine cérébrale, aussi performante soit-elle, n’est pas en mesure de réaliser plus d’une tâche à la fois. Vu de l’extérieur, on peut en avoir l’impression, mais ce n’est qu’une illusion. En réalité, le cerveau alterne sans cesse de l’une à l’autre.

Bon, mais ça a l’air quand même pas mal… Cela veut dire qu’il est possible d’avancer plusieurs tâches quasi simultanément et rapidement, non ? Eh bien, non. Le problème, c’est qu’en passant d’une activité à une autre, le cerveau perd à chaque fois un petit laps de temps. Finalement, essayer de réaliser deux tâches en même temps prend plus de temps que les exécuter l’une après l’autre (en moyenne 40 % fois plus). Et ce n’est pas le seul inconvénient…

Il existe tout de même une exception pour les tâches qui sont devenues automatiques et qui ne sollicitent pas les mêmes fonctions cérébrales. Ainsi, vous pouvez parler et marcher en même temps. Rien ne vous empêche donc de faire quelques kilomètres de tapis de course pendant un appel téléphonique. Ce sera très bien pour votre bien-être. Par contre, il vous sera bien difficile de tenir une conversation tout en rédigeant un courriel !

Vouloir être multitâche au travail est l’ennemi de la productivité

Dès lors que l’on souhaite développer son entreprise, on se retrouve vite embarqué dans la course à la productivité. Pas étonnant de vouloir à tout prix être sur tous les fronts et faire avancer plusieurs choses à la fois. Même en étant conscient que le multitâche est un mythe, il est parfois difficile d’y renoncer.

En gérant deux ou trois choses en même temps, on a l’illusion d’abattre une grande quantité de travail, mais que nenni. Le temps final passé sur toutes ces tâches est plus important. De plus, à vouloir trop en faire, on fait de l’à-peu-près, des erreurs peuvent venir s’immiscer dans le travail et l’on s’épuise pour un résultat pas vraiment optimal.

Votre créativité sera aussi affectée. Si vous pensez à plusieurs choses en même temps, quelle place peut-il rester à votre imagination ? Il y a donc peu de chances que vous soyez inventif dans la création de nouveaux projets ou que vous réussissiez à trouver des solutions aux problèmes de vos clients.

En alternant entre une activité et l’autre, votre productivité en pâtit et vous aussi.

Jongler entre plusieurs tâches au travail baisse le niveau d’attention

Passer d’une tâche à l’autre diminue fortement votre concentration. Le cerveau doit se réadapter continuellement au travail qu’il est en train d’exécuter. En cours de route, il laisse forcément des informations de côté. Lorsque vous lisez un texte et qu’une personne vient vous parler, n’avez-vous pas besoin de relire le passage où vous avez été perturbé ?

Vous êtes également plus sujet à vous faire déconcentrer par un élément extérieur que lorsque vous êtes focalisé sur une seule activité. Votre attention va être happée par un bruit, une envie, une pensée qui n’a rien à voir avec votre travail.

Votre cerveau ayant besoin de plus d’énergie en mode multitasking, il se fatigue aussi plus rapidement et devient petit à petit moins performant.

Finalement, le travail est bâclé et les erreurs pointent le bout de leur nez ! Plus le cerveau fait d’allers-retours entre une activité et une autre, moins il est précis et plus il est susceptible de faire des fautes. Il n’y a plus qu’à recommencer ou essuyer les retombées des étourderies…

Travailler sur plusieurs choses en même temps n’est pas bon pour le stress (et donc votre santé)

Peut-être l’avez-vous déjà remarqué, mais on a tendance à favoriser le travail simultané lorsque l’on se sent pressé par le temps, stressé par une date butoir ou débordé par trop de tâches à accomplir. Mais, comme on l’a vu, le multitâche nous fait perdre finalement plus de temps. Les projets avancent moins vite et la pression monte encore un peu plus.

Si la qualité du travail n’est pas au rendez-vous, à coup sûr, il faudra le refaire. Et voilà une nouvelle dose de stress et de nervosité qui arrive. Bien sûr, toute cette pression n’est pas bonne pour votre santé. Problèmes cardiaques, sommeil perturbé, troubles digestifs, burn-out ne sont que quelques-unes des conséquences d’un surplus de stress. Mieux vaut donc s’en prémunir !

Savez-vous quel est le principal carburant de votre cerveau ? Le glucose. À chaque changement d’attention, cette source d’énergie est consommée. C’est grâce à elle que vous restez concentré. Le problème, c’est que plus vous en puisez, plus vous vous sentez fatigué. Le travail multitâche est épuisant.

Être efficace au travail grâce au monotâche

Avez-vous déjà essayé de suivre une conversation tout en rédigeant un courriel ? Sans surprises, vous avez manqué des informations importantes de votre discussion et vous n’avez pas réussi à finaliser votre message électronique.

Il est donc important de se forcer à travailler en monotâche plutôt qu’en pseudo multitâche. Soyez pleinement dédié à votre réunion, puis une fois celle-ci terminée, concentrez-vous sur votre courrier. Vous n’aurez pas besoin de faire répéter votre interlocuteur et votre rédaction sera professionnelle et sans erreurs.

Voici quelques astuces pour travailler en monotâche et éviter de s’éparpiller :

• Les todo listes, on aime ou l’on n’aime pas, mais elles ont l’avantage d’aider à se concentrer sur une seule tâche. Une fois la première accomplie et cochée, vous pouvez passer à la suivante.
• La méthode pomodoro est très appréciée des entrepreneurs. Elle consiste à travailler (et être focalisé) sur une activité pendant 25 minutes, faire une pause de 5 minutes, puis recommencer une session de travail pendant 25 minutes et ainsi de suite… Et toutes les 2 heures, une récréation de 15-20 minutes est amplement méritée.
• Planifiez des créneaux pour chaque activité dans votre agenda. En organisant vos tâches, vous maximisez vos chances d’exécuter une seule chose à la fois.
• Définissez les priorités et concentrez-vous sur les tâches les plus urgentes et importantes que vous ne pouvez pas déléguer.
• Ne vous laissez pas distraire. Désactivez les notifications inutiles pour rester focalisé sur votre travail en cours.

Mais alors, comment faire avancer plusieurs tâches simultanément ?

OK, le travail en monotâche est plus efficace que le multitâche. Mais que faire avec ce flux constant d’activités qui doivent bien être faites en temps et en heure ?

La première étape est d’accepter de mettre certaines choses de côté. Celles que vous avez identifiées comme peu importantes et non urgentes devraient être abandonnées, car elles sont non essentielles pour votre business.

Vous ne pouvez pas vous cloner. La deuxième étape est donc de déléguer. Pour mener à bien toutes vos responsabilités, il y a un moment où vos deux bras ne vous suffisent plus. C’est à ce moment-là qu’il faudra transférer certaines tâches à une adjointe virtuelle.

Alors vous pouvez continuer d’écouter de la musique tout en avançant un dossier, faire quelques petits exercices d’étirements pendant vos réunions, mais si vous voulez faire avancer plusieurs tâches simultanément, nous vous conseillons de déléguer les activités qui vous prennent du temps et de la charge mentale.

Pour cela, contactez-nous. L’équipe AB Solutions Admin est là pour vous seconder. Cela vous permettra d’avoir plus de temps et d’énergie pour les tâches auxquelles vous apportez une réelle plus-value.