Être Plus Productif dans son Travail : 9 Erreurs à Éviter

Comment être plus productif dans son travail ? Vous n’êtes ni le premier ni le dernier à vous poser cette question. Tout d’abord, un petit éclaircissement… Le terme productif ne signifie pas faire plus, mais faire mieux. Inutile donc de vous lever aux aurores ou de veiller tard le soir pour abattre une quantité de travail plus importante, ce n’est pas le but. Il vous suffit de mettre en place quelques bonnes pratiques pour gagner en productivité sans vous fatiguer. Pour vous y aider, nous vous détaillons aujourd’hui 9 erreurs courantes ainsi que nos astuces pour gagner du temps et être plus efficace dans votre travail.

1. Avoir un bureau mal rangé nuit à la productivité

Avant de parler de l’activité en elle-même, il faut aborder l’organisation de votre espace de travail. En effet, un bureau mal rangé, avec des papiers et des objets parsemés un peu partout, affecte la motivation, augmente le stress et diminue la productivité.

Nul besoin d’être extrême et de ne conserver qu’un ordinateur sur votre bureau. Mais faire le tri, aérer l’espace et laisser visibles uniquement les éléments réellement nécessaires vous aide à être :

• plus concentré : rien ne vient perturber votre œil et détourner votre attention ;
• mieux organisé : plus besoin de chercher partout le dossier à traiter, il est soigneusement rangé dans un classeur ;
• moins stressé : comme vous êtes focalisé sur votre travail en cours et que vos papiers sont facilement accessibles, vous êtes plus serein ;
• moins malade : un bureau mal rangé et mal nettoyé c’est aussi des microbes qui se développent.

2. Ne pas s’organiser un minimum empêche d’être productif dans son travail

Maintenant que vous êtes convaincu de l’intérêt d’un espace de travail bien rangé, il est temps de s’attaquer à votre activité à proprement parler. Afin de ne pas perdre en efficacité chaque matin, organisez-vous un minimum. Ce sera chaque jour du temps gagné.

Incluez dans votre agenda vos rendez-vous, vos réunions et les dates clés de vos projets. Établissez vos priorités en fonction de vos objectifs pour savoir sur quoi avancer chaque mois et chaque semaine.

En fin d’après-midi, planifiez vos tâches du lendemain. Cela vous permet de préparer la nouvelle journée alors que tout est encore frais dans votre tête. Quand vous arrivez au bureau le lendemain matin, vous savez déjà ce que vous avez à faire.

Attention toutefois à ne pas tomber dans la sur-organisation qui finit par être contre-productive. À vouloir tout prévoir, on passe plus de temps à s’organiser qu’à travailler et on se laisse vite dépasser par les événements venant perturber l’agenda.

D’ailleurs, pensez à planifier des créneaux vides qui sont bien utiles pour absorber les dépassements, faire des pauses et gérer tout imprévu.

3. S’éparpiller dans ses tâches fait perdre beaucoup de temps

Tout salarié, freelance ou chef d’entreprise qui souhaite être plus productif dans son travail doit arrêter de s’éparpiller et de jongler d’une tâche à l’autre. Facile à dire, pas toujours facile à faire… Mais voici quelques astuces qui peuvent vous y aider :

• Travaillez en batch, c’est-à-dire regroupez les tâches de même type. Par exemple, faites l’administratif (facturation des clients, paiement des fournisseurs, fiches de paie des salariés) le même jour plutôt que de l’entrecouper d’autres activités.
• Faites des sessions de deep work. Donnez-vous une et une seule tâche sur laquelle avancer pendant 30 minutes, 1 heure, 2 heures, selon le temps dont vous avez besoin et focalisez-vous uniquement sur celle-ci. Pensez à arrêter les notifications de votre téléphone, de vos e-mails, etc.
• Limitez les intrusions dans votre bureau. Lorsque vous êtes en train de travailler sur une tâche qui vous demande de la concentration, dites à vos collègues, à votre famille ou toute autre personne susceptible de vous déranger, de ne pas venir vous solliciter à moins d’une urgence.

4. Essayer d’être multitâche est un doux rêve

Tout le monde aimerait être multitâche pour gagner en productivité, mais ce n’est malheureusement pas possible.

Nous avions dédié un article complet sur l’illusion du multitasking, mais en voici quelques points importants :

• Le cerveau ne peut pas faire deux choses en même temps. Il alterne sans cesse entre l’une et l’autre. En conséquence, vous perdez plus de temps que si vous aviez fait les deux activités successivement.
• La qualité du travail s’en ressent. Vous êtes moins précis et la probabilité de faire des erreurs décuple.
• Le multitâche est consommateur d’énergie, augmente votre fatigue et votre stress.

5. Faire trop de réunions (et trop longtemps) est contre-productif

Un cadre passe en moyenne 27 jours par an de son temps en réunion selon une étude faite en 2018 par Wisembly. Cela peut peser lourd sur les coûts d’une entreprise, surtout si ce temps n’est pas correctement utilisé.

Mais alors, comment faire des réunions intelligentes et efficaces ?

• Réduire la liste des participants uniquement aux personnes qui ont un rôle à jouer.
• Bien estimer la durée de la réunion en fonction du sujet à traiter. Il ne faut pas oublier que, d’après la loi de Parkinson, une activité tend à consommer la totalité du temps qui lui est imparti. Autrement dit, plus on prévoit de temps pour une réunion, plus elle va durer longtemps.
• Préparer l’agenda du meeting et les points à aborder. Cela évite de s’éparpiller et de perdre du temps.
• Recadrer les échanges non constructifs et qui n’ont rien à voir avec l’ordre du jour.
• Envoyer un compte-rendu avec les décisions prises et l’assignation des actions à exécuter.
• Abstenez-vous d’organiser une réunion lorsque ce n’est pas nécessaire. Il est parfois possible de communiquer tout aussi bien grâce à un autre moyen (messagerie instantanée, courriel, coup de fil…).

6. Trop travailler et ne pas s’accorder de pauses nuit à la productivité

Si vous êtes stressé, à bout de nerfs ou tout simplement fatigué, votre productivité en pâtira. Il ne faut pas oublier que prendre des vacances quand on est entrepreneur, indépendant, salarié ou chef d’entreprise est important aussi bien pour votre santé que pour votre travail.

Faire des pauses régulièrement pour vous aérer l’esprit au cours de la journée, décrocher des préoccupations professionnelles le soir et vous relaxer le week-end font aussi partie des bonnes pratiques pour réduire votre stress et gagner en efficacité lorsque vous êtes au bureau.

7. Reporter les petites tâches n’aide pas à être plus productif dans son travail

En procrastinant sur les petites tâches, vous perdez en réalité plus de temps qu’en les exécutant immédiatement. La septième astuce pour gagner du temps vient de David Allen, l’auteur du célèbre livre Get Things Done : si une tâche prend moins de deux minutes, alors faites-la sur le champ.

Par exemple, répondre à un message, planifier un rendez-vous ou signer un papier sont des actions qui peuvent être faites sans les repousser. En ne perdant pas de temps inutile, vous augmentez votre productivité au travail.

8. Négliger la mise en place de processus est bien dommage

Y a-t-il des tâches répétitives dans votre entreprise qui pourraient être optimisées ? Il y a fort à parier que oui. Le tout est d’en prendre conscience et d’essayer de les automatiser ou a minima de définir des processus pour réduire leur temps d’exécution.

Cela peut être en créant des modèles de courriels et de documents ou en établissant un organigramme de votre procédure de recrutement par exemple.

Mettre en place des processus dans le travail vous aidera à :

• servir de méthodologie pour les nouveaux arrivants ;
• faciliter le transfert de compétences ;
• harmoniser les pratiques au sein de l’entreprise ;
• ne pas vous poser les mêmes questions à maintes reprises.

Afin de vous assurer qu’ils sont toujours à jour et de profiter pleinement de leurs bénéfices, n’oubliez pas de les revoir régulièrement et de les ajuster au besoin.

9. Vouloir tout faire soi-même n’est pas une bonne stratégie

Être entrepreneur ou chef d’entreprise ne signifie pas être sur tous les fronts ! Parmi la multitude de tâches que vous exécutez chaque jour ou chaque mois, il y en a sûrement certaines qui mériteraient d’être confiées à une autre personne.

En déléguant, vous vous permettez de placer votre énergie sur des activités où votre expertise et votre plus-value font une réelle différence. La bonne gestion de son temps et de son savoir-faire est une des clés majeures de la productivité. Que ce soit au sein de votre business ou dans votre vie personnelle, pensez à vous décharger de certaines tâches.Chez AB Solutions Admin, nous proposons des services d’adjointe virtuelle qui allègeront grandement votre quotidien professionnel.