Quand on est entrepreneur et que l’on n’a encore jamais délégué de tâches, il y a certaines idées reçues qui viennent noircir cette pratique pourtant pleine d’avantages. Le chef d’entreprise continue alors de prendre à sa charge de multiples tâches dont il n’est pas expert et qui lui font perdre un temps précieux. Voyons donc les 5 principaux a priori sur la délégation des tâches, pourquoi ils sont totalement faux et comment déléguer peut au contraire être bénéfique pour son entreprise.
Idée reçue n° 1 – Déléguer, c’est uniquement pour les grosses entreprises
On associe souvent la délégation des tâches aux grandes entreprises. Logique ! Plus une entreprise évolue, plus la quantité de travail augmente et plus son dirigeant doit déléguer (en interne ou en externe). Mais pour pouvoir lui faire franchir un premier palier de développement, il a dû commencer par confier la gestion d’une partie de ses tâches. C’est grâce à cela qu’il a pu se focaliser sur son domaine d’expertise et faire évoluer son chiffre d’affaires.
En effet, le chef d’une petite entreprise est bien souvent au four et au moulin, sautant d’une activité à l’autre. Déléguer une ou plusieurs tâches lui permet de se libérer un temps précieux pour mettre son énergie sur son cœur de métier. Il sera ainsi plus à même de se concentrer sur l’activité principale de son entreprise.
Nul besoin donc d’être une grosse société pour commencer à déléguer. Bien au contraire !
De même, la quantité de travail ne doit pas obligatoirement représenter un temps plein. Déléguer en externe, comme à une adjointe virtuelle, est idéal et parfaitement adapté puisque le contrat s’aligne sur vos besoins.
📄 À lire : Tous les avantages de déléguer à une assistante virtuelle.
Idée reçue n° 2 – La délégation des tâches demande un gros investissement
Voici une autre idée reçue quant à la délégation des tâches. Tout comme ce n’est pas réservé aux grosses entreprises, il n’est pas non plus nécessaire de faire un trou béant dans son budget pour déléguer.
Une tâche peut ne représenter que quelques heures par mois, ce qui engendre une dépense tout à fait abordable pour sa délégation. D’autant plus qu’en la confiant à une experte, elle sera très certainement réalisée en moins de temps. Ne vous privez donc pas de demander un devis pour avoir une idée juste du coût.
Commencer par déléguer en externe une première tâche est un bon début pour mettre un pied dans la délégation tout en maîtrisant son budget. C’est aussi le bon moyen pour se faire un premier avis, se rassurer et par la suite confier de nouvelles missions à son adjointe virtuelle.
Déléguer un premier type de tâches peu onéreuses peut déjà être très bénéfique. Ce temps gagné est un réel avantage pour vous et pour le développement de votre entreprise.
Les missions que vous pouvez déléguer sont aussi diverses que variées. Elles peuvent être récurrentes ou ponctuelles, représenter un travail de quelques heures ou de plusieurs jours par mois. L’investissement dépend de la mission.
📄 Découvrez les tâches que vous pouvez déléguer à l’équipe AB Solutions Admin.
Idée reçue n° 3 – Je vais passer beaucoup de temps à superviser la personne à qui je délègue
Si vous choisissez la bonne personne, en qui vous avez confiance, qui maîtrise son domaine d’activité et est en accord avec votre vision et votre personnalité, alors il n’y a aucune raison pour que vous passiez votre temps à surveiller son travail. Au contraire, être en permanence sur son dos serait contre-productif, pour vous comme pour elle. Mais pour être serein et confiant, il faut au préalable vous poser les bonnes questions pour trouver LA collaboratrice qu’il vous faut.
Bien évidemment, la délégation des tâches ne signifie pas abandonner totalement le suivi du travail.
Au commencement de la collaboration, votre adjointe a besoin de connaître vos attentes, vos contraintes et votre façon de travailler. Il y a toujours un temps de compréhension et d’adaptation, plus ou moins long selon les tâches à effectuer. Par exemple, un travail où l’essence de votre entreprise transparaît (comme sur les réseaux sociaux) peut demander quelques ajustements au début pour laisser passer le bon message, la bonne énergie. A contrario, la tenue de livres devrait être beaucoup plus fluide.
Une fois la prestation en route, un simple suivi à intervalles réguliers ou à des moments clés suffit pour faire le point avec votre collaboratrice et réajuster les directives au besoin.
Le but de la délégation est de se décharger d’une activité tant au niveau du temps que de la charge mentale que cela représente.
Idée reçue n° 4 – Inutile de déléguer une tâche quand je sais comment la faire
Ce n’est pas parce que l’on sait comment réaliser un travail que l’on est efficace. De plus, tout temps dépensé pour une tâche secondaire ne peut être utilisé pour travailler sur les tâches prioritaires.
Lorsque vous devez procéder à toutes vos facturations, vous n’avancez pas sur ce dossier client très important.
Au moment de produire votre déclaration de revenus, êtes-vous sûr de ne rien oublier et de correctement remplir toutes les informations ?
Pensez-vous être la meilleure personne pour organiser un déplacement professionnel ?
Même si vous avez certaines connaissances pour réaliser une activité, déléguer offre de nouveaux avantages.
Pour les tâches elles-mêmes :
- L’expertise : un travail de meilleure qualité réalisé en moins de temps.
- La valeur ajoutée : un nouveau regard, de nouvelles idées, une amélioration des processus.
Pour l’entreprise :
- L’avancement des tâches en parallèle : toutes les tâches sont gérées en temps et en heure sans en impacter d’autres.
- Le développement du chiffre d’affaires : du temps pour travailler sur votre véritable plus-value qui est le point essentiel de la croissance de l’entreprise.
Pour l’entrepreneur :
- La charge mentale allégée : moins de tâches à gérer, plus de tranquillité d’esprit.
- Le gain de temps : à utiliser comme bon vous semble, pour réaliser de nouveaux projets, faire décoller un existant ou passer plus de temps avec votre famille.
Idée reçue n° 5 – Je ne maîtrise plus rien lorsque je délègue une tâche
Perdre le contrôle est une des peurs de déléguer qui desservent votre entreprise.
Pourtant, la délégation des tâches n’est pas un abandon. Comme le dit Yannick Therrien, on peut déléguer les tâches, mais pas les responsabilités. En tant que chef d’entreprise, vous conservez les responsabilités qui vous incombent et vous gardez votre droit de regard et de réajustement sur le travail demandé.
En déléguant en externe, c’est vous qui êtes à l’initiative de la démarche. Si votre collaboratrice peut vous faire des propositions d’experte (et c’est une très bonne chose de les considérer), la décision finale vous revient.
De plus, comme nous l’avons vu dans la troisième idée reçue, même s’il n’est pas nécessaire d’être H24 sur le dos de votre adjointe, un point régulier pour suivre l’avancement de son travail est essentiel. La délégation est finalement un échange bienveillant et productif entre le chef d’entreprise et sa collaboratrice pour mener une tâche à bien.
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