Vous avez peur de déléguer une partie de vos tâches ? Vous êtes stressé à l’idée de ne pas choisir la bonne personne avec qui travailler ? Vous pensez que nul ne saura faire aussi bien que vous ? Avoir du mal à déléguer est courant chez les entrepreneurs, surtout lorsque le cap de la délégation n’a encore jamais été franchi. Pourtant, ces blocagessont un frein au développement de votre activité et à votre bien-être.
Quelles sont les raisons qui empêchent de déléguer ? Pourquoi ces blocages desservent-ils votre entreprise ? Comment les surmonter ? C’est ce que nous allons voir.
3 peurs qui créent des difficultés à déléguer
1 – Peur qu’une tâche prenne plus de temps
« Cette tâche va lui prendre toute la journée alors que je pourrais la faire en 2 heures. »
« Je vais passer des jours à lui expliquer mon processus et ma façon de travailler. »
« Elle ne sera pas opérationnelle immédiatement. Je vais perdre du temps. »
Voici quelques-unes des phrases qui ont probablement déjà traversé votre esprit lorsque vous réfléchissiez à déléguer certaines de vos tâches, n’est-ce pas ? Après quoi, vous vous êtes résigné et avez décidé de continuer à accumuler une charge de travail bien trop importante pour une seule et même personne.
Pourtant, la délégation n’est pas une perte de temps, c’est un investissement sur le long terme !
Certes, un petit laps de temps est nécessaire pour que votre collaboratrice prenne ses marques, apprenne à connaître votre entreprise et s’adapte à votre activité. Une tâche lui prendra un peu plus de temps le premier jour, un peu moins le deuxième, encore moins le troisième et ainsi de suite. Finalement, votre adjointe pourrait bien vous surprendre à faire le travail en moins de temps que vous.
Si vous avez déjà des procédures en place, son adaptation sera encore plus rapide.
2 – Peur que le travail soit mal fait (ou moins bien fait)
La deuxième crainte commune à tout chef d’entreprise à propos de la délégation est que la qualité du travail ne soit pas au rendez-vous. Le dicton dit bien « On n’est jamais mieux servi que par soi-même. » Mais est-ce bien vrai ?
Un travail sera-t-il mieux fait par une personne experte dans sa branche ou par un entrepreneur débordé qui jongle entre plusieurs activités ?
Un des avantages à déléguer est justement que chacun puisse se consacrer pleinement à son domaine d’expertise.
Et c’est précisément parce qu’il s’agit d’une experte que le travail sera bien fait.
Déléguer nécessite de faire confiance. Pour cela, il vous faut recruter la bonne collaboratrice. De plus, en externalisant une partie de vos obligations, vous acceptez de lâcher prise. Pour une personne qui n’a jamais délégué, cela représente un frein, mais une fois le premier pas fait, la peur s’amenuise.
3 – Peur de perdre le contrôle en déléguant en externe
Si vous n’avez encore jamais délégué, il est fort probable que cette nouvelle étape vous effraie. Ne pas savoir les tâches qui peuvent être externalisées, de quelle façon procéder ni comment la relation avec le prestataire de service va se dérouler représentent l’inconnu. Et cela peut faire peur.
De plus, en bon chef d’entreprise, vous avez l’habitude d’intervenir sur la majorité des activités et vous supervisez de près le travail de vos employés. Mais lorsqu’il s’agit de déléguer certaines tâches en externe, la peur de perdre une certaine forme de contrôle pointe le bout de son nez.
Déléguer ne signifie pas abandonner totalement une activité.
Lorsque vous commencez tout juste à travailler avec une personne externe, il est tout à fait normal de vous impliquer les premiers temps pour vous assurer que la prestation est en accord avec vos attentes. Mais au fil du temps, vous allez vous détacher petit à petit de ce besoin de vérifier et de contrôler. En voyant que le travail demandé est bien fait, vous aurez toute confiance en votre collaboratrice. Vous pourrez alors lâcher un peu de lest et ne faire qu’un suivi épisodique.
Ces peurs qui vous empêchent de déléguer desservent votre entreprise
Avoir quelques craintes à déléguer, c’est tout à fait normal, mais lorsque ces peurs bloquent le passage à la délégation, cela peut avoir des conséquences lourdes sur vous et votre business.
Ces peurs entravent la croissance de votre entreprise
En ayant peur de déléguer, vous conservez une charge de travail lourde qui vous empêche de :
- vous focaliser sur votre domaine d’expertise ;
- travailler sur la mise en œuvre des objectifs de l’entreprise ;
- être plus concentré, productif et efficace.
Grâce à la délégation, vous êtes en mesure de mettre votre attention et votre énergie sur les activités pour lesquelles vous êtes indispensable. Vous permettez ainsi à votre entreprise de se développer et de passer au niveau supérieur.
Ces craintes font obstacle à votre bien-être
Une accumulation de trop de travail, c’est :
- moins de temps pour votre famille, vos amis et vos activités privées ;
- des pensées constantes pour votre travail alors que vous êtes en repos ;
- du stress et de la fatigue.
En allégeant votre charge mentale et votre charge de travail grâce à la délégation, votre bien-être vous en remerciera.
Découvrez les avantages à déléguer à une adjointe virtuelle.
Mais alors, comment surmonter sa peur de déléguer ?
Passer outre ses craintes est possible en apprenant à déléguer correctement. Pour vous y aider, voici quelques conseils en 4 étapes.
1 – Choisissez la bonne personne
Pour sélectionner la bonne collaboratrice, il faut tout d’abord connaître vos besoins en vous posant les bonnes questions. Pour plus de détails, nous vous recommandons de lire notre article : trouver votre adjointe virtuelle au Québec.
Une fois ceux-ci identifiés, lorsque vous serez en phase de recherche active, prenez en compte votre relationnel avec la personne. Vous serez d’autant plus confiant si vous avez affaire à une adjointe avec qui vous entretenez une bonne communication et avec qui vous avez des valeurs en commun.
En plus de cela, elle doit être autonome. C’est une des principales qualités à regarder.
2 – Préparez la délégation
Si vous pensez à déléguer, nous vous conseillons de préparer les informations dont votre prestataire aura besoin en amont.
Par exemple, un document regroupant les liens vers vos outils collaboratifs et précisant leur utilisation lui sera très utile. Vous pouvez le créer la prochaine fois que vous exécuterez une tâche.
3 – Déléguez petit à petit
Afin de surmonter votre peur de déléguer, mieux vaut y aller petit à petit. Par exemple, vous pouvez commencer par externaliser les activités les moins critiques ou la gestion des plus petits clients.
Chez AB Solutions Admin, nous mettons un point d’honneur à être 100 % transparents avec vous. Nous facturons également à la seconde. C’est un système rassurant qui vous permet d’être sûr de payer le prix le plus juste. C’est d’ailleurs un des nombreux avantages par rapport à une assistante traditionnelle salariée de votre entreprise.
4 – Restez impliqué dans le suivi
Une fois l’étape de la délégation commencée, vous vous demandez peut-être comment s’assurer que les tâches déléguées sont correctement exécutées ?
Nous vous conseillons pour cela de :
- clarifier vos attentes et les responsabilités de votre adjointe virtuelle ou tout autre prestataire de service ;
- fournir toutes les informations dont elle aura besoin ;
- faire des points réguliers ;
- discuter avec votre collaboratrice si une tâche n’est pas faite comme vous pensiez qu’elle le devrait et éventuellement rectifier les attentes ;
- communiquer toujours avec bienveillance, car il existe mille et une manières de bien faire un travail.
Alors prêt à franchir le cap ?
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