Réussir sa Collaboration avec une Adjointe Virtuelle : 6 Conseils

Vous souhaitez externaliser une partie de vos tâches à une adjointe virtuelle ? Vous avez bien raison ! La délégation vous permet de vous dégager du temps et de l’espace mental pour vous focaliser sur votre réelle plus-value. Afin de collaborer efficacement tout en créant une relation saine et durable, quelques bonnes pratiques sont de rigueur. Voici donc nos 6 conseils pour réussir sa collaboration avec une adjointe virtuelle.

1 – Rencontrer son adjointe virtuelle régulièrement pour entretenir une bonne relation

En distanciel ou en présentiel, les réunions sont indispensables pour réussir sa collaboration avec une adjointe virtuelle et créer un partenariat gagnant-gagnant. Chez AB Solutions Admin, nous préconisons une première rencontre de démarrage, puis des touch points réguliers.

La réunion de démarrage

Pour commencer sur de bonnes bases, rien de mieux qu’une première réunion où le chef d’entreprise et l’adjointe virtuelle échangent librement et mettent à plat tous les détails pour le bon déroulement de la future collaboration. Cette réunion de démarrage permet :

• au chef d’entreprise d’apprendre à connaître sa collaboratrice : qui elle est, comment elle travaille, ce dont elle a besoin… ;
• à l’adjointe virtuelle de mieux comprendre les enjeux de l’entreprise : les objectifs, les attentes, la façon de travailler… ;
• aux deux parties d’être au clair avec ce qui leur est demandé, leurs responsabilités et de poser toutes les questions nécessaires pour que le travail et la délégation soient réussis.

Si une réunion en présentiel est impossible, privilégiez les visioconférences plutôt que le téléphone pour créer davantage de lien. Cela permet aussi le partage d’écran pour la présentation de divers documents.

Les touch points réguliers

Une fois la collaboration lancée, mettez en place des entrevues régulières avec votre prestataire pour faire le point. La périodicité est à définir avec votre adjointe en fonction de vos disponibilités respectives, des tâches qui lui sont confiées, de la charge de travail demandée, etc. Cela peut être une fois par semaine, toutes les deux semaines ou une fois par mois. Tout dépend de vos besoins.

Grâce à un échange honnête et respectueux, ces touch points offrent de nombreux avantages :

• Suivre l’avancée du travail.
• Créer une relation privilégiée entre le chef d’entreprise (ou le responsable) et l’adjointe.
• Couper court aux mauvaises interprétations. Il est courant de mal interpréter un écrit (comme un courriel) par manque de détails, de langage corporel, d’intonations de la voix…
• Instaurer un rituel pour exprimer ce qui fonctionne bien et ce qui n’est pas satisfaisant.
• Réajuster les tâches en fonction de l’évolution des objectifs.
• Rectifier ce qui ne convient pas.

Bien entendu, cela n’empêche pas d’organiser des réunions ponctuelles si nécessaire.

2 – Communiquer sainement pour réussir sa collaboration avec une adjointe virtuelle

Faire appel à une adjointe virtuelle offre de nombreux avantages. Pour faire perdurer cette collaboration et entretenir de bons rapports, les deux protagonistes doivent communiquer de façon saine et claire, c’est-à-dire dans le respect le plus total et en toute transparence. Dans toute relation, la communication tient un rôle clé. Cela vaut aussi pour le monde professionnel.

Il ne doit pas y avoir de zones floues ou laissées au hasard. Tout doit être limpide ! Plus les choses sont claires, meilleur est le travail.

Pour vous inspirer, voici quelques exemples de sujets qui doivent être éclaircis en amont :

• Les objectifs, les besoins.
• Le travail attendu.
• Le nombre d’heures.
• Le périmètre des responsabilités.
• Les délais de livraison, la date butoir.
• Etc.

Pour réussir la collaboration avec votre adjointe virtuelle, il est important de lui notifier aussi bien les points positifs que ceux à améliorer ou à corriger. Vous conviendrez qu’il est difficile de rectifier un travail ou une situation si l’on ignore que cela ne convient pas ? D’où l’importance d’une communication transparente…

3 – Préparer l’onboarding de son nouveau prestataire de services

Le processus d’onboarding (que l’on peut traduire en français par « embarquement ») facilite la prise de fonction de votre nouvelle collaboratrice.

L’objectif de l’onboarding est de lui fournir toutes les ressources dont elle a besoin avant qu’elle ne les demande pour lui permettre une intégration fluide et efficace. En anticipant ses besoins, votre adjointe virtuelle sera rapidement opérationnelle et autonome. C’est tout bénéfique pour l’entreprise !

Si le manque de main-d’œuvre au Québec vous pousse à faire appel à plusieurs prestataires de services, cette pratique vous fera gagner beaucoup de temps puisque tout sera déjà prêt pour accueillir vos nouveaux indépendants. 

Vous pouvez, par exemple, préparer un ensemble de documents présentant l’entreprise, vos valeurs, l’organigramme et les contacts des personnes avec qui votre adjointe virtuelle sera amenée à travailler, les liens vers les outils collaboratifs (y compris ses identifiants de connexion), etc.

En plus de lui permettre de rapidement prendre ses fonctions, elle se sentira à l’aise et intégrée.

4 – Mettre en place des processus pour collaborer efficacement avec son adjointe

Un processus est un ensemble d’actions à effectuer dans le cadre d’une activité. Beaucoup d’entreprises en sous-estiment l’importance. Il s’agit pourtant d’une habitude très efficace pour être plus productif (soi-même et ses collaborateurs).

Décider des processus conjointement avec votre adjointe virtuelle participera à la réussite de votre collaboration. Vous pouvez commencer à les définir ensemble lors de la rencontre de démarrage, puis les faire évoluer au fil du temps et des nouveaux challenges.

Grâce à la mise en place de ces processus :

• votre collaboratrice gagne en autonomie ;
• vous êtes moins sollicité et vous pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier ;
• les erreurs dues au manque d’informations sont évitées.

C’est un énorme gain en termes de qualité de travail, de temps et d’argent !

5 – Utiliser les bons outils pour faciliter la collaboration avec son adjointe virtuelle

Réussir sa collaboration avec une adjointe virtuelle passe par l’utilisation d’outils collaboratifs. En effet, en dehors des réunions, vous allez être amenés à échanger sur des documents ou des logiciels partagés et cela facilite considérablement votre communication. Finis les innombrables va-et-vient dans les courriels qui surchargent votre boîte mail !

Avec les outils de travail collaboratif, les informations sont à disposition de tous et faciles d’accès. Moins de perte de temps à chercher çà et là. De plus, les informations y sont à jour, ce qui réduit les risques d’erreur. C’est également parfait pour suivre l’avancement du travail. Voilà de quoi bien travailler ensemble !

Avec l’essor du télétravail et des collaborations à distance, les outils partagés participent à la réussite du travail d’équipe. Inutile de les collectionner. Il vaut mieux en avoir peu, mais bien choisir vos outils collaboratifs en fonction de vos besoins et les exploiter.

6 – Déléguer à sa collaboratrice en instaurant un climat de confiance

Le chef d’entreprise peut avoir quelques réticences à déléguer une partie du travail à un prestataire externe. C’est généralement dû à un manque de confiance. Pourtant, une des clés pour réussir sa collaboration avec une adjointe virtuelle est justement d’arrêter de vouloir tout contrôler et d’apprendre à lui faire confiance. Dans notre article sur la peur de déléguer, nous vous donnons quelques pistes pour surmonter ce blocage. N’hésitez pas à aller le consulter si vous vous sentez concerné.

L’adjointe virtuelle est une véritable partenaire et non une simple exécutante. En créant une relation d’égal à égal avec elle, elle saura mettre son expertise et son professionnalisme au profit de votre entreprise.

Les cinq premiers conseils contribuent au fait de déléguer sereinement. Les réunions régulières et les outils collaboratifs permettent de suivre l’avancement des tâches et de s’accorder sur les méthodes de travail. La communication saine favorise la transparence, l’honnêteté et donc la confiance. Les processus (d’onboarding et de travail) structurent les tâches. Tout ceci concourt à instaurer un climat de confiance, primordial pour entretenir de bonnes relations professionnelles.

Vous cherchez à externaliser vos tâches administratives, la gestion de votre comptabilité… ? Découvrez les services que nous proposons.