Un chef d’entreprise travaille souvent de longues heures, a une to do list qui ne désemplit pas et s’investit à outrance dans les activités de l’entreprise au risque de totalement être esclave de son business. Si cela semble aller de pair avec le rôle de dirigeant, ce n’est pourtant ni une fatalité ni une pratique bénéfique. Quelques bonnes méthodes de travail suffisent à alléger les innombrables tâches d’un entrepreneur, à lui faire gagner du temps, de l’énergie, à réduire sa charge mentale et à retrouver une vie plus équilibrée.
Être esclave de son business : le fléau de l’entrepreneur
Tout chef d’entreprise se reconnaîtra probablement dans cette phrase : il n’est pas évident de lever le pied quand il s’agit de son propre business.
Diriger une entreprise peut vite devenir un fardeau si l’on n’y prend pas garde et rime souvent avec :
- horaires à rallonge ;
- peu de pauses ;
- pas de vacances ;
- beaucoup de stress ;
- surcharge mentale ;
- manque de sommeil ;
- peu de moments en famille ;
- perte d’intérêt pour ce qui ne touche pas au travail.
Tout ceci crée un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée et met à mal la santé de l’entrepreneur le menant doucement sur la route du burnout.
Bien évidemment, ce n’est bon ni pour le dirigeant ni pour l’entreprise.
Pour ne plus être esclave de son business, il existe des solutions. Voici donc cinq pratiques à mettre en place sans plus attendre dans votre business pour qu’enfin votre entreprise ne dirige plus votre vie.
1 – La simplification pour cesser d’être esclave de son business
Une des erreurs communes à tout entrepreneur souhaitant faire évoluer son entreprise est de complexifier son business. À trop vouloir implémenter de projets en parallèle, essayer de nouvelles techniques de travail, il finit par s’éparpiller, se retrouve débordé par la multitude de choses à faire et les tâches ne sont finalement effectuées que de façon superficielle.
Simplifier tout ce qui peut l’être est la première clé pour ne plus être à la merci de son business. Cela se fait en étant stratégique et réaliste.
Soyez stratégique !
Avez-vous déjà entendu parler de la loi de Pareto (ou loi des 80/20) qui dit que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos actions ? Cela signifie aussi que 80 % de vos actions ne génèrent que 20 % de vos résultats.
Interrogez-vous donc sur ce qui vous rapporte le plus de résultats avec le moins d’actions et misez dessus. Puis, identifiez les tâches qui vous prennent beaucoup de temps et d’énergie pour un maigre résultat. Elles sont de bonnes candidates pour être supprimées, déléguées ou automatisées.
Soyez réaliste !
Simplifier son business, c’est aussi être réaliste.
Mieux vaut ne pas sous-estimer le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche au risque de devoir faire des journées à rallonge pour rattraper le retard accumulé.
De même, ne surchargez pas votre agenda, car vous aurez toujours des imprévus à gérer. En tant qu’entrepreneur, vous avez pour rôle de développer la vision de l’entreprise et vous aurez besoin de temps pour user de votre créativité dans cette optique.
Quelques exemples concrets de simplification
Voici des idées pour simplifier votre business :
- Se concentrer sur les projets qui seront utiles à ses clients cibles.
- Réduire le nombre de canaux de communication utilisé aux plus pertinents.
- Estimer de façon réaliste la durée des tâches.
- Prévoir des créneaux vides dans son emploi du temps pour pallier les retards, les imprévus, les urgences…
2 – L’organisation pour retrouver plus de liberté
Pour ne plus être esclave de votre business, être organisé joue en votre faveur. C’est en gérant mieux votre temps de travail que vous devenez plus productif et que votre entreprise prospère.
Établissez des priorités !
Aussi bon entrepreneur que vous êtes, vous ne pouvez pas réaliser plusieurs tâches en même temps. C’est illusoire et contre-productif. En ne faisant qu’une tâche à la fois, cette dernière est accomplie plus rapidement sans perdre en qualité (bien au contraire).
Toutes vos activités ne pèsent pas le même poids dans la balance. Il y en a forcément qui sont plus prioritaires que d’autres. À moins de déléguer, vous allez donc devoir faire des choix pour les organiser (et vous organiser) :
- Assignez des priorités à chacune d’elles par rapport à leur degré d’urgence et leur niveau d’importance.
- Estimez leur durée.
- Répartissez-les dans votre planning de la semaine ou de la journée en fonction de leur priorité.
Optimisez votre temps !
Le temps est précieux. Une fois dépensé, il ne peut être rattrapé. Alors, autant ne pas le perdre !
Pour optimiser votre temps, regroupez les tâches similaires. Demandez-vous de quoi vous avez besoin en termes de matériel, de collaborateurs, de connaissances pour réaliser vos tâches et regroupez-les. C’est ce qu’on appelle travailler en batching. Par exemple, si vous devez payer la facture d’un prestataire, procédez au paiement de toutes vos factures (prestataires, fournisseurs…) plutôt que de les étaler sur plusieurs jours. Votre logiciel sera déjà ouvert et votre cerveau sera concentré sur la facturation. Vous gagnez ainsi en efficacité.
Optimiser son temps, c’est aussi ne pas se laisser distraire par des messages, des courriels ou des personnes qui entrent dans votre bureau à tout bout de champ. Lorsque vous êtes en deep work (mode concentration +++), pensez à désactiver les notifications de votre cellulaire, à fermer votre boîte courriel et à informer vos collaborateurs de ne pas vous déranger.
Quelques exemples concrets d’organisation
Voici des idées pour mieux organiser votre business :
- Répondre à ses courriels à des moments prédéfinis (pas tout au long de la journée).
- Regrouper ses rendez-vous à l’extérieur dans un même après-midi.
- Procéder à tous ses paiements de facture en une seule fois en se réservant un bloc de temps dédié.
- Planifier les tâches demandant le plus d’activité mentale au moment où la capacité de concentration est maximale.
3 – L’automatisation pour construire un business autonome
Parmi la multitude de tâches chronophages que vous faites, il y en a qui n’ont pas besoin d’une intervention humaine. Dans ce cas-là, la meilleure chose à faire, c’est de les automatiser.
Automatisez ce qui peut l’être !
Pour identifier les candidates à l’automatisation, listez toutes les tâches récurrentes que vous faites chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Puis surlignez celles qui sont répétitives, vous demandent du temps et n’ont pas besoin de votre expertise. C’est celles-là que vous allez pouvoir automatiser.
En plus de réduire votre temps de travail, l’automatisation permet de renvoyer une image professionnelle de votre entreprise. Moins d’erreurs et d’oublis, vos clients en sont les premiers satisfaits (et vous aussi). Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels pour automatiser une grande partie de votre business (e-mailing, prise de rendez-vous en ligne, suivi client…). Ne vous en privez pas !
Créez des procédures !
Toutes les tâches ne sont pas toujours facilement automatisables. À défaut, vous pouvez créer des procédures afin de gagner en efficacité et en qualité.
Par exemple, pour la signature d’un nouveau contrat, quelles sont les étapes à réaliser (avant, pendant et après) ? En créant un diagramme clair des actions à effectuer, vous êtes sûr de ne rien oublier, mais cela vous permet aussi de déléguer plus simplement cette tâche si vous le souhaitez.
Quelques exemples concrets d’automatisation
Voici des exemples de tâches à automatiser :
- La planification des publications sur les réseaux sociaux.
- La prise de rendez-vous.
- La signature de documents en ligne.
- L’envoi de séquence e-mail.
4 – La délégation pour ne plus être esclave de son business
Le défi de tout dirigeant est de réussir à développer son entreprise tout en conservant du temps pour sa vie privée et en prenant soin de sa santé. En plus des trois précédents points, déléguer une partie des tâches chronophages est la solution pour gagner du temps et s’extraire des activités qui ne requièrent pas les compétences du chef d’entreprise.
Réduisez votre charge mentale !
Tout ne repose pas sur vos épaules. Le rôle du chef d’entreprise n’est pas d’exécuter les tâches, mais de superviser, travailler sur la vision à court, moyen et long terme, définir les objectifs et prendre les décisions stratégiques pour les atteindre.
Le temps passé à faire des tâches qui ne relèvent pas de vos fonctions de dirigeant ne peut être utilisé pour développer l’entreprise. De même, en essayant d’être sur tous les fronts, la charge mentale s’alourdit et impacte négativement le travail.
Toutes les tâches qui ne nécessitent pas votre expertise doivent être déléguées en interne ou en externe.
Diminuez votre temps de travail !
La réussite d’un business ne se mesure pas au nombre d’heures travaillées. Au contraire, à partir d’un certain seuil, le travail devient contre-productif. Ce n’est donc pas parce que vous avez l’impression d’avoir accompli beaucoup de tâches que cela signifie que vous avez bien travaillé.
En atteignant les limites physiologiques humaines, votre productivité décroît et votre état de santé en pâtit. Vous avez plus de mal à vous concentrer. Vos idées ne sont plus aussi claires. Votre temps de réflexion s’agrandit. Votre niveau de stress et de fatigue augmente tandis que votre motivation diminue.
En déléguant, le travail est fait et vous retrouvez des horaires de travail raisonnables.
Quelques exemples concrets de délégation
Voici des idées de tâches à déléguer :
- La comptabilité.
- La facturation client.
- Le paiement des fournisseurs et prestataires.
- Les déclarations administratives.
Pour compléter cette liste, vous trouverez d’autres idées dans notre article sur les premières tâches à externaliser.
5 – Les activités hors travail pour sortir la tête de son business
Dernière chose, mais non des moindres. S’aérer l’esprit, développer des passe-temps en dehors du travail et avoir des activités personnelles contribuent à ne plus être esclave de son business.
Donnez-vous des limites !
Il n’est pas rare de voir un chef d’entreprise s’épuiser au travail et mettre au second plan sa vie privée.
Pour éviter d’en arriver là, apprenez à dire non à certains projets, à mieux définir vos disponibilités, à respecter des horaires décents et à écouter les signaux de votre corps.
Prenez du temps pour votre bien-être !
En sachant vous donner des limites, vous pouvez profiter davantage de tout ce qui vous tient à cœur. Vous accordez du temps pour vous-même, votre famille, vos amis, vos loisirs, vos projets personnels et votre bien-être en général. Votre sommeil vous remerciera également. Pas de doute, vous serez beaucoup plus zen et bien dans votre tête !
Quelques exemples concrets pour sortir la tête de son business
Voici des idées pour vous aider à prendre du temps pour vous :
- Planifier dans son agenda une séance de sport hebdomadaire (ou un autre loisir).
- S’octroyer des vacances régulièrement.
- Établir des horaires de travail et les respecter.
- Ne pas emporter de travail à la maison.
Vous ne voulez plus être esclave de votre business ? Vous avez décidé d’externaliser une partie de vos tâches administratives ou comptables ? L’équipe AB Solutions Admin se fera un plaisir de discuter avec vous de vos besoins.
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